Prvé kroky — Tutoriál pre nových používateľov

Ak ste sa práve zaregistrovali, postupujte podľa týchto krokov. Každý krok vás posunie bližšie k plnému využitiu Xelva.

Krok 1: Nastavte si firmu (povinné, 2 minúty)

Toto je úplne prvý krok — bez firemných údajov nie je možné generovať faktúry ani ponuky.

  1. Kliknite na Nastavenia v bočnom paneli (dole)
  2. Prejdite na záložku Firma (/settings/company)
  3. Vyplňte Názov firmy a IBAN — tieto sú povinné
  4. Odporúčame doplniť: IČO, DIČ, IČ DPH, adresu, telefón, email, web
  5. Nahrajte logo firmy — bude sa zobrazovať na faktúrach a ponukách
  6. Voliteľne nahrajte podpis a pečiatku — budú sa zobrazovať na PDF dokumentoch
  7. Skontrolujte nastavenia faktúr: prefix (FA), prefix ponúk (CP), predvolenú menu (EUR), splatnosť (30 dní)
  8. Kliknite Uložiť

Krok 2: Pridajte prvého klienta (1 minúta)

Klienti sú základ — potrebujete ich pre faktúry, ponuky aj výkazy.

  1. Kliknite na Klienti v bočnom paneli
  2. Kliknite Nový klient (/clients/new)
  3. Vyplňte: názov firmy alebo meno, email
  4. Voliteľne: IČO (automaticky doplní údaje), adresa, hodinová sadzba, splatnosť
  5. Kliknite Vytvoriť klienta

Krok 3: Vytvorte prvú faktúru (3 minúty)

  1. Kliknite na Faktúry v bočnom paneli
  2. Kliknite Nová faktúra (/invoices/new)
  3. Vyberte klienta z rozbaľovacieho menu
  4. V sekcii Položky pridajte riadky — názov práce, počet, cena za jednotku
  5. Voliteľne pridajte zľavu na úrovni položky
  6. Skontrolujte sumár (základ, DPH, celkom)
  7. Kliknite Vytvoriť faktúru — vytvorí sa ako koncept
  8. Na stránke faktúry kliknite Odoslať emailom — faktúra sa odošle s PDF prílohou

Tip: Ak máte prednastavené položky (napr. "Konzultácia 50 EUR/hod"), pridajte ich v Nastavenia → Položky. Potom ich rýchlo pridáte do faktúr cez tlačidlo "Zo šablóny".

Krok 4: Preskúmajte ďalšie funkcie

Teraz už viete fakturovať. Tu sú ďalšie funkcie, ktoré vám ušetria čas:

Cenové ponuky (/quotes)

  • Vytvorte ponuku pre klienta s detailným popisom prác
  • Po akceptovaní ju jedným klikom konvertujete na faktúru
  • Môžete priložiť PDF dokument alebo napísať rozsah prác v editore

Výkazy prác (/timesheets)

  • Zaznamenávajte hodiny v mesačnom kalendári
  • Vyberte deň, pridajte záznam (klient, projekt, hodiny, popis)
  • Na konci mesiaca kliknite "Vystaviť faktúru" — automaticky sa vytvorí faktúra z hodín

Projekty (/projects)

  • Vytvorte projekt a priraďte ku klientovi
  • Sledujte rozpočet, odpracované hodiny, fakturovanú sumu

Dashboard (/dashboard)

  • Sledujte mesačné štatistiky: vystavené, uhradené, neuhradené faktúry
  • Štatistické karty zobrazujú percentuálnu zmenu oproti predchádzajúcemu mesiacu
  • Graf ukazuje prehľad po mesiacoch — kliknite na mesiac pre detail
  • V pravom stĺpci vidíte faktúry čakajúce na úhradu

Krok 5: Nastavte automatizácie (keď už máte zákazníkov)

  1. Prejdite do Nastavenia → Automatizácie (/settings/workflow)
  2. Upomienky: Zapnite automatické pripomienky na neuhradené faktúry — systém pošle email X dní pred/po splatnosti
  3. Ďakovný email: Zapnite automatický ďakovný email po úhrade faktúry
  4. Opakované faktúry: Pri tvorbe faktúry zaškrtnite "Opakujúca sa faktúra" — systém automaticky vytvorí novú faktúru každý týždeň/dva týždne/mesiac/štvrťrok/rok
  5. Emailové šablóny: Upravte texty emailov podľa svojho štýlu — použite premenné {cislo}, {firma}, {suma}, {klient}

Typický workflow skúseného používateľa

  1. Zaznamenám hodiny v timesheetoch denne/týždenne
  2. Na konci mesiaca vygenerujem faktúru z výkazov (1 klik)
  3. Odošlem faktúru emailom (1 klik)
  4. Sledujem úhrady na dashboarde
  5. Upomienky sa posielajú automaticky, ak klient neplatí
  6. Ďakovný email sa pošle automaticky po úhrade