Účtovná uzávierka

Účtovná uzávierka je vaša kontrola pred tým, než odovzdáte podklady účtovníkovi. Za zvolené obdobie (mesiac, štvrťrok alebo celý rok) Xelvo prejde všetko, čo máte v aplikácii — bankové výpisy, transakcie, vystavené aj prijaté faktúry — a upozorní vás na miesta, kde niečo nesedí alebo chýba doklad. Keď je všetko v poriadku, jedným kliknutím si stiahnete alebo rovno pošlete účtovníkovi kompletný balík so všetkými dokladmi.

Vďaka tomu nemusíte na konci mesiaca ručne prechádzať výpisy a dohľadávať, ku ktorej platbe chýba faktúra — Xelvo to spraví za vás a jasne vám povie, čo ešte treba doriešiť.

Modul v skúšobnej prevádzke (BETA). Účtovnú uzávierku ešte dolaďujeme, preto sa tu môžu objaviť drobné zmeny. Pokojne ju používajte — vaše dáta sú v bezpečí; ak vám niečo nesedí, dajte nám vedieť.

Účtovnú uzávierku nájdete v ľavom menu v časti Výdavky pod položkou Účtovná uzávierka. Kliknutím sa otvorí prehľad za aktuálny mesiac.

Stránka je rozdelená na dve časti. Vľavo sú kontroly — zoznam vecí, na ktoré vás Xelvo upozornil. Vpravo je brána pripravenosti, checklist úplnosti a balík pre účtovníka. Cez celú stránku sa nesie jedna myšlienka: kým máte nevyriešené vážne nezrovnalosti, brána je zatvorená; keď ich vyriešite a potvrdíte, že máte všetko zaevidované, brána sa otvorí a môžete odovzdávať.

Dobré vedieť: Uzávierka porovnáva iba to, čo je v aplikácii — nevie zistiť, že vám nejaký doklad úplne chýba. Preto je popri automatických kontrolách aj checklist úplnosti, kde vy sami potvrdíte, že ste naozaj zaevidovali všetko. Hranicu úplnosti držíte vy.

Výber obdobia

Úplne hore si zvolíte, za aké obdobie chcete uzávierku spraviť. Prepínačom Mesiac / Štvrťrok / Rok určíte typ obdobia, vedľa neho vyberiete konkrétny mesiac alebo štvrťrok a napravo rok. Všetko na stránke sa hneď prepočíta pre zvolené obdobie.

Ak ste platca DPH, hneď vedľa nadpisu je aj prepínač medzi Uzávierka obdobia a DPH pozícia — prvé je táto kontrolná obrazovka, druhé je prehľad vašej DPH za obdobie.

Kontroly pripravenosti

V ľavej časti Xelvo vypíše všetko, čo si všimol. Nálezy sú roztriedené do prehľadných oblastí a každý má farebnú značku podľa závažnosti:

• BLOKUJE — vážna nezrovnalosť, ktorú treba vyriešiť. Kým takýto nález existuje, brána zostáva zatvorená.
• UPOZORNENIE — niečo, čo by ste si mali overiť, no bránu to nezastaví.
• INFO — len informácia pre účtovníka; nič nemusíte robiť.

Ak za obdobie nič nesedí, uvidíte namiesto zoznamu zelené potvrdenie „Za obdobie … nenašla uzávierka žiadne rozpory" — vtedy stačí odkliknúť checklist vpravo a môžete odovzdávať.

Kontroly pokrývajú štyri oblasti:

Bankové výpisy. Xelvo stráži, či máte za celé obdobie naimportované výpisy a či ich zostatky sedia. Ak nejaký výpis chýba alebo v ňom niečo nesúhlasí, dozviete sa to tu a rovno vás nasmeruje na import výpisu.

Transakcie a doklady. Toto je najčastejšia práca pri uzávierke — Xelvo nájde bankové pohyby, ku ktorým zatiaľ nemáte priradený doklad. Kliknutím na pohyb sa otvorí jeho detail, kde k nemu nahráte doklad alebo ho spárujete s faktúrou. Ak ide o pohyb, ku ktorému žiaden doklad nepatrí (napríklad bankový poplatok či úrok), kliknite pri ňom na Výnimka.

Otvorí sa okienko „Doklad nie je potrebný", kde vyberiete dôvod — Bankový poplatok, Úrok, Interný prevod, Daň / odvod alebo Iné — a prípadne pripíšete poznámku pre účtovníka. Po uložení už tento pohyb uzávierku nezdržiava.

Vydané faktúry. Tu vás Xelvo upozorní napríklad na dieru v číselnom rade faktúr, na doklady bez IČ DPH partnera, na faktúry bez dátumu dodania alebo na neuhradené faktúry, ktoré patria do obdobia. Väčšina z nich je len informácia alebo upozornenie — kliknutím na riadok sa dostanete priamo na danú faktúru.

Prijaté faktúry. Kontroluje, či máte ku každej prijatej faktúre nahratý originál (bez neho nie je nárok na odpočet DPH), a upozorní, ak odpočet DPH podľa dátumov patrí do iného obdobia.

Každý nález je klikateľný — zavedie vás rovno na miesto, kde ho viete opraviť. Po oprave sa uzávierka sama zaktualizuje.

Brána a checklist úplnosti

V pravej hornej časti je brána pripravenosti. Prehľadne ukazuje, koľko máte blokujúcich rozporov, upozornení a informácií, a jasne povie, v akom ste stave: „Brána zatvorená — vyriešte blokujúce rozpory", alebo keď je hotovo, zelené „Pripravené pre účtovníka — brána otvorená".

Pod bránou je checklist úplnosti — štyri potvrdenia, ktoré Xelvo za vás overiť nevie, a preto ich odkliknete vy sami:

• Importoval som všetky bankové výpisy za obdobie
• Zaevidoval som všetky hotovostné doklady
• Vystavil som všetky faktúry za obdobie
• Nahral som všetky prijaté doklady

Brána sa otvorí až vtedy, keď nemáte žiadny blokujúci rozpor a zároveň máte odklinuté všetky štyri položky checklistu. Je to poistka, že podklady sú naozaj kompletné.

Balík pre účtovníka

Keď je všetko pripravené, príde na rad balík pre účtovníka — všetko, čo účtovník potrebuje, zbalené do jedného ZIP súboru. Panel vám vopred ukáže, čo bude v balíku a koľko dokladov: vydané faktúry v PDF, originály prijatých dokladov, zoznam transakcií aj s dokladmi, bankové výpisy a prehľad obdobia s podkladom pre DPH.

V políčku Softvér vášho účtovníka vyberiete, v akom formáte sa má priložiť export — na výber je Pohoda, MRP, Money S3, Omega, ISDOC alebo Excel. Potom kliknete na Stiahnuť ZIP balík a súbor sa uloží k vám do počítača.

Balík si viete stiahnuť aj skôr, na kontrolu — Xelvo vás však upozorní, že kým je brána zatvorená, je lepšie najprv doriešiť rozpory.

Uzamknutie obdobia a odoslanie účtovníkovi

Keď je obdobie hotové, môžete ho uzavrieť a rovno poslať účtovníkovi. Slúži na to spodný panel v pravej časti.

Najprv sa uistite, že máte vyplnený e-mail účtovníka — ak nie je nastavený, kliknite na Nastaviť a doplníte ho v Nastaveniach. Potom máte dve tlačidlá:

• Uzavrieť obdobie — označí obdobie ako spracované a uloží ho do histórie.
• Poslať účtovníkovi — odošle celý balík na uložený e-mail účtovníka.

Pod tlačidlami sa postupne buduje História uzávierok — zoznam už uzavretých období. Pri každom zázname je napísané, kedy bolo obdobie uzavreté alebo odoslané, a máte pri ňom ikonky na opätovné stiahnutie balíka alebo poslanie účtovníkovi. Nemusíte teda nič dohľadávať — všetko máte pekne na jednom mieste.

Dobré vedieť: Ak po uzavretí obdobia ešte niečo v dokladoch zmeníte, Xelvo vás na to hore upozorní žltým pásom — pripomenie vám, že účtovníkovi je vhodné poslať aktualizovaný balík.