Automatické upomienky v Xelve: klient dostane pripomienku platby a vy ju nemusíte písať

Automatické upomienky v Xelve každé ráno skontrolujú vystavené faktúry a klientovi samy pošlú e-mail: pripomienku pred splatnosťou a upomienky po nej. Kedy a koľkokrát, určíte vy v nastaveniach firmy.

Upomienka odíde kontaktnej osobe klienta s rolou Upomienky, s textom z vašej šablóny. Nepríjemnú správu tak nepíšete a nemusíte si pamätať, kto ešte nezaplatil.

Ktoré faktúry sa upomienok týkajú, vidíte vo Fakturácii pod filtrom Po splatnosti: pri každej faktúre je červený počet dní po splatnosti a stav Po splatnosti.

Aby upomienky odchádzali samy, zapnete ich v Nastaveniach, v časti E-mail & Automatizácie na záložke Automatizácie. Nastavenie platí pre celú firmu a pre všetky jej faktúry a mení ho vlastník firmy.

Nadradený prepínač Automatické upomienky zapína pripomienky pred splatnosťou aj upomienky po nej. Podradený Automatické upomienky po splatnosti samostatne vypne iba upomienky po splatnosti; kým je nadradený vypnutý, neodíde žiadna upomienka. V telefóne nájdete prepínač upomienok po splatnosti v časti E-mail, v karte Upomienky, nadradený zapnete na počítači.

Oba prepínače sú v karte Upomienky a automatizácie ako prvé dva, nad Ďakovným e-mailom po úhrade.

Po zapnutí prepínača Automatické upomienky sa pod ním ukážu štyri čísla, ktoré platia pre všetky faktúry firmy. Ich význam a rozsah je v tabuľke.

Keď sú termíny nastavené, rozhoduje ešte príjemca: automatická aj ručná upomienka odíde iba kontaktnej osobe klienta s rolou Upomienky. Hlavný e-mail klienta sa ako náhrada nepoužije.

Rolu nastavíte v module Kontakty pri kontaktnej osobe klienta; jedna osoba môže mať naraz rolu Fakturácia, Výkazy aj Upomienky. Klientovi bez kontaktu s rolou Upomienky sa upomienka nepošle.

Klient založený importom faktúr alebo dát má automatické správy vypnuté, takže mu automatická upomienka ani poďakovanie za úhradu neodíde. Ručne založený klient ich má zapnuté.

Posledná vec, ktorú si pripravíte, je text. Upravíte ho v Nastaveniach, v časti E-mail & Automatizácie na záložke Šablóny e-mailov.

Do textu vložíte premenné, napríklad {cislo} pre číslo faktúry, {suma}, {splatnost}, {klient} alebo {iban}; pri odoslaní sa nahradia skutočnými údajmi. Šablónu máte v slovenčine aj v angličtine a klient dostane jazyk, ktorý má nastavený. Vzhľad e-mailu je jednotný pre celé Xelvo a pod textom je podpísaná vaša firma.

Zoznam šablón je vľavo; v skupine Automatické sú Upomienka k faktúre, Upomienka k zálohovej a Ďakovný e-mail. Vpravo je predmet a telo vybranej šablóny.

Popri automatike môžete upomienku kedykoľvek poslať aj ručne, z detailu faktúry alebo hromadne z Prehľadu. Ručná upomienka odíde aj vtedy, keď automatické upomienky zapnuté nemáte.

1. V detaile neuhradenej faktúry po splatnosti je tlačidlo Poslať upomienku; pred splatnosťou ho nahradí Poslať pripomienku.

2. Na Prehľade v karte Vyžaduje si vašu pozornosť na záložke Dlhujú vám je tlačidlo Poslať upomienky pre všetky faktúry po splatnosti naraz.

3. Pred odoslaním Xelvo povie, koľko upomienok odíde e-mailom s priloženou faktúrou, a faktúry, ktorým upomienka už odišla, preskočí.

V telefóne sa hromadné upomienky otvoria ako hárok so zoznamom vybraných faktúr po splatnosti, ich odberateľmi a sumami. Dole je tlačidlo Odoslať upomienky so súčtom.

Automatická upomienka neodíde, keď je vypnutý nadradený prepínač Automatické upomienky alebo prepínač Automatické upomienky po splatnosti, keď klient nemá kontakt s rolou Upomienky alebo ho založil import (taký klient má automatické správy vypnuté).

Neodíde ani k faktúre nahratej z pôvodného programu cez import, ani keď je po splatnosti. Import totiž ukladá staré faktúry ako neuhradené aj vtedy, keď sú dávno zaplatené. Ak je taká faktúra naozaj neuhradená, upomienku pošlete ručne z jej detailu.

Áno, a je to prirodzený koniec upomínania. Prepínač Ďakovný e-mail po úhrade v tej istej karte Upomienky a automatizácie pošle klientovi poďakovanie, keď je faktúra uhradená, aj keď platbu z banky spároval Xelvo sám.

Na uhradenej faktúre poďakovanie pošlete aj ručne z menu … položkou Odoslať poďakovanie. A keď sa vám nechce klikať, Xelvo asistent na pokyn v bežnej reči nájde faktúry po splatnosti a pošle upomienku; e-mail odíde až po vašom potvrdení na karte s presným dopadom.

Xelvo je online aplikácia pre slovenských živnostníkov, kontraktorov a jednoosobové s.r.o., ktorá spája fakturáciu, výkazy prác, výdavky, CRM a Xelvo asistenta.