Xelvo asistent: faktúry, platby a doklady vybavené bežnou vetou

Xelvo asistenta otvoríte kartou Xelvo asistent v bočnom menu, hneď pod tlačidlom Hľadať. Pod menom karty sa každé 3 sekundy vymení príklad úlohy, napríklad „Kto mi ešte nezaplatil?“. Klik na kartu iba otvorí okno a nič neodošle.

Na počítači okno presuniete ťahaním za hlavičku a ostane otvorené aj pri prechode medzi stránkami.

Prázdna konverzácia ponúkne pripravené úlohy v dvoch skupinách. V skupine Opýtajte sa sú „Kto mi ešte nezaplatil?“, „Aký mám tento rok zisk?“ a „Ktoré faktúry sú po splatnosti?“. V skupine Urobte za mňa sú „Vystavte faktúru“, „Zaevidujte doklad“ a „Spárujte platby s faktúrami“.

Na snímke je okno Xelvo asistenta otvorené nad Prehľadom na počítači: navrchu záložky Konverzácia a História akcií, pod nimi pripravené otázky a úlohy a dole pole na vlastnú otázku. Prvú úlohu tak spustíte jedným klikom bez písania.

Rovnako ako na počítači máte Xelvo asistenta po ruke aj na telefóne: otvoríte ho riadkom Xelvo asistent navrchu menu ☰ a okno sa otvorí ako hárok zdola. Na snímke je ten istý úvod s pripravenými otázkami na telefóne, takže faktúru či úhradu vybavíte aj mimo počítača.

Keď je okno otvorené, napíšete Xelvo asistentovi po slovensky, čo potrebujete, a on na pokyn v bežnej reči pracuje s dátami vašej firmy naprieč celou aplikáciou. Použije pritom tie isté funkcie, ktoré by ste inak hľadali v menu.

Počas práce ukazuje, čo práve robí, a v odpovedi uvádza odkazy na doklady, ktoré otvoríte jedným klikom. Čo asistent zvládne, podľa oblasti:

Skôr než Xelvo asistent prvýkrát pracuje s dátami vašej firmy, vypýta si váš súhlas. Pri prvej takej úlohe sa v chate ukáže karta „Povoliť prácu s vašimi dátami?“. Dáta spracuje AI bez tréningu na nich a sú mazané do 7 dní.

Súhlas odvoláte v Nastaveniach v Profile, v časti Súkromie a dáta. Bez súhlasu asistent funguje iba ako nápoveda k funkciám Xelva. Asistent pracuje vždy iba s firmou, v ktorej ste prihlásení.

IBAN, číslo účtu, označené IČO a DIČ, IČ DPH a e-mailové adresy, ktoré napíšete do chatu, Xelvo pred odoslaním na spracovanie nahradí očíslovanou značkou. Pri zápise ich vráti na skutočnú hodnotu, takže sa uloží presne to, čo ste napísali.

Áno, okrem písania môžete Xelvo asistentovi poslať aj súbor: priložíte ho tlačidlom spinky a bežnou vetou poviete, čo s ním. Prijatý doklad môže byť PDF alebo fotka faktúry či účtenky, bankový výpis súbor CSV, XLSX alebo SEPA XML.

Pri doklade asistent vyťaží dodávateľa, sumu a dátum a založí prijatý doklad. Pri výpise zhrnie počty nových pohybov, duplicít a spárovaných úhrad a po vašom potvrdení naimportuje iba nové pohyby.

Naraz priložíte najviac 10 súborov, každý do 5 MB. Po spracovaní dávky môžete priložiť ďalšie.

Keď sa úloha dotkne niečoho, čo sa nedá vziať späť, Xelvo asistent ju vykoná až po vašom potvrdení na karte s presným dopadom. Kartu ukáže pri každom odoslaní e-mailu a pri úhrade, párovaní platieb, zápočte, importe výpisu a hromadnom založení prijatých dokladov.

Kartou potvrdzujete aj vystavenie, úpravu a storno dokladu, pozastavenie opakovanej faktúry, označenie výkazov ako vyfakturovaných a zmazanie konceptu faktúry alebo hodín vo výkaze. Čítanie, vyhľadávanie a nový koncept faktúry či ponuky urobí bez karty.

Potvrdenie platí iba pre akcie, ktoré karta opisuje. Keď chce asistent v tom istom kroku urobiť ďalšiu rizikovú akciu, napríklad faktúru po úprave aj odoslať, ukáže novú kartu.

Najčastejšie sa karta ukáže pri faktúre, kde Xelvo asistent pri koncepte rozlišuje tri možnosti a nezamieňa ich:

1. Odoslať e-mailom: faktúra dostane číslo z číselného radu, odberateľovi odíde e-mail s PDF a stav bude Odoslaná.

2. Vystaviť bez odoslania: faktúra dostane číslo z číselného radu a stav Odoslaná, ale nič sa neodošle. Odberateľovi ju pošlete sami. V aplikácii je to tlačidlo „Označiť ako odoslanú“.

3. Nechať v koncepte: koncept nemá číslo a dá sa zmazať.

Zmena stavu faktúry cez asistenta nikdy neposiela e-mail. Karta pri vystavení bez odoslania povie, že faktúra dostane ďalšie číslo z radu, ktoré jej ostane natrvalo, a vystavenú faktúru už nebude možné zmazať.

Občas nástroj neodpovie včas a Xelvo asistent nevie, či zápis prebehol. Vtedy zápis naslepo nezopakuje, najprv si prečíta aktuálny stav a zápis zopakuje iba vtedy, keď sa naozaj nevykonal.

Rovnaký koncept faktúry alebo ponuky, teda rovnaký odberateľ, dátum vystavenia, mena a suma, vytvorený za posledných 60 minút, asistent druhýkrát nevytvorí, iba keď to výslovne potvrdíte.

Všetko, čo Xelvo asistent vo firme urobil, si spätne pozriete v Histórii akcií: v okne asistenta na záložke História akcií a v Nastaveniach v položke Xelvo asistent. Zapisuje sa tam každá akcia, ktorou asistent v aplikácii alebo AI konektor vo firme niečo vytvoril, zmenil, odoslal alebo zmazal.

Pri každej akcii vidíte čas, čo sa urobilo, doklad s odkazom, zdroj a výsledok: Vykonané, Neúspešné, Zamietnuté alebo Čaká na potvrdenie. Karta, na ktorú nikto neodpovedal, sa po 10 minútach ukáže ako Nepotvrdené.

Text rozhovoru ani zadané hodnoty sa neukladajú, iba akcie. Históriu vidia všetci členovia firmy a drží sa 12 mesiacov.

Na snímke je História akcií v Nastaveniach, položka Xelvo asistent: pri každej akcii čas, čo sa urobilo, dotknuté polia, odkaz na doklad, zdroj a výsledok. Kedykoľvek tak dohľadáte, čo asistent vo firme zmenil.

Teraz už viete, čo Xelvo asistent zvládne a kde má posledné slovo. Otvorte kartu Xelvo asistent v bočnom menu a začnite pripravenou otázkou „Ktoré faktúry sú po splatnosti?“. Potom skúste úlohu „Vystavte faktúru“ alebo „Spárujte platby s faktúrami“ a pri prvej práci s dátami povoľte súhlas.

Každú akciu, ktorú asistent navrhne, si pred potvrdením prečítajte na karte. Ak pracujete v Claude, ChatGPT alebo Gemini, tie isté schopnosti dostanete aj tam cez AI konektor v Nastaveniach. Viac o asistentovi je na stránke Xelvo asistent.