Kniha jázd a cestovné príkazy v Xelve: cena PHM sa doplní sama

Cesty sú modul Xelva na knihu jázd a cestovné príkazy. V menu má skupina Cesty päť položiek: Prehľad jázd, Jazdy, Cestovné príkazy, Vozidlá a Vodiči.

Článok ide v poradí, v akom s modulom budete pracovať: najprv nastavíte vozidlo a vodiča, potom zapisujete jazdy, z jázd vytvoríte cestovný príkaz, schválite a vyplatíte ho a na konci mesiaca si stiahnete knihu jázd. Xelvo je online aplikácia pre slovenských živnostníkov, kontraktorov a jednoosobové s.r.o., ktorá spája fakturáciu, výkazy prác, výdavky, CRM a Xelvo asistenta.

Všetko sa zbieha na obrazovke Prehľad jázd. Na snímke sú navrchu náhrady, počet jázd a najazdené kilometre za september, pod nimi v časti Vyžaduje si vašu pozornosť cestovné príkazy, ktoré čakajú na schválenie, a vpravo karta Vozidlá.

Skôr než zapíšete prvú jazdu, pridáte v Xelve vozidlo. Urobíte to v module Vozidlá tlačidlom Pridať vozidlo. Osobné vozidlo potrebuje EČV, bez nej Xelvo jazdu nezapíše. Pri vozidle vyplníte aj spotrebu, z ktorej sa počíta náhrada za PHM.

Potom v module Vodiči pridáte vodiča s menom a IBAN. Jeden vodič môže byť predvolený. IBAN vodiča sa neskôr použije na QR kód platby v PDF cestovného príkazu.

S vozidlom môžete zapisovať jazdy. Jazdu v Xelve zapíšete tlačidlom Nová jazda v module Jazdy. Zvolíte typ Služobná alebo Súkromná, dátum, vozidlo, klienta, projekt, účel cesty a trasu odkiaľ a kam, aj s medzizastávkami.

1. Vyberte dátum a vozidlo.
2. Pri služobnej jazde doplňte klienta a účel cesty.
3. Napíšte trasu a vzdialenosť jednosmer, alebo ju navrhne tlačidlo Auto.
4. Spiatočnú cestu Xelvo zdvojí na celkové kilometre.
5. Kliknite na Pridať jazdu.

Stav sa určí z dátumu: jazda v budúcnosti sa uloží ako Plánovaná, ostatné ako Uskutočnená.

Na snímke je okno jazdy Bratislava, Malacky: vľavo údaje jazdy, vpravo časť Cestovné náhrady. Kilometrovné je už vypočítané a pri náhrade PHM Xelvo píše, že Štatistický úrad cenu za tento týždeň zatiaľ nezverejnil. Čo to znamená, vysvetľuje ďalšia časť.

Cenu PHM pre jazdu Xelvo berie zo Štatistického úradu SR podľa dátumu jazdy. Ceny sťahuje každý deň o 11:00. Úrad ich zverejňuje spätne, zvyčajne s týždňovým odstupom, preto čerstvá jazda cenu ešte nemá.

Jazdu preto uložíte aj bez ceny, do knihy jázd patrí aj tak. Cenu Xelvo doplní automaticky, len čo ju úrad zverejní. Keď dopisujete staršiu jazdu, cenu za jej týždeň si vypýta rovno pri uložení.

Ak cenu poznáte z bločku, zadáte ju v jazde ručne a priložíte doklad k tankovaniu. Takú cenu automatika neprepíše.

Z kilometrov, spotreby a ceny PHM vypočíta Xelvo náhrady samo. Základná náhrada je kilometre krát sadzba podľa kategórie vozidla, pre osobné a úžitkové vozidlo 0,313 € za kilometer. Pri jazde s prívesom sa sadzba zvýši o 15 %.

Náhrada za PHM je kilometre krát spotreba na 100 km krát cena PHM. Obe zložky sa zaokrúhľujú na eurocent nahor každá zvlášť. Súkromná jazda náhrady nevytvára, eviduje sa len ako záznam v knihe jázd.

Keď zapnete Uplatniť stravné, Xelvo podľa času odchodu a návratu vypočíta nárok na stravné. Sadzby pre rok 2026 sú 9,30 € pri 5 až 12 hodinách, 13,80 € pri 12 až 18 hodinách a 20,60 € nad 18 hodín.

Ak jazdíte tú istú trasu opakovane, nemusíte ju zapisovať zakaždým. Pravidelná jazda v Xelve je pravidlo, z ktorého sa jazdy do knihy jázd generujú samy. Otvoríte ju tlačidlom Pravidelné v module Jazdy a nové pravidlo založíte tlačidlom Nová pravidelná jazda.

Pravidlo má trasu, vozidlo, dni v týždni a frekvenciu. Každé ráno Xelvo vytvorí jazdy, ktoré na daný deň pripadajú.

Na snímke je panel Pravidelné jazdy, ktorý sa otvorí nad Jazdami: tri pravidlá s trasou a dňom v týždni. Každé má stav Aktívna, Pozastavená alebo Ukončená, jazdy vytvára iba aktívne pravidlo.

Keď máte jazdy zapísané, vytvoríte z nich cestovný príkaz. V module Cestovné príkazy kliknete na Vytvoriť cestovný príkaz a zvolíte Z jázd. Vyberiete jazdy, ktoré ešte v žiadnom príkaze nie sú, a vodiča. IBAN príjemcu sa doplní z karty vodiča.

Pod jazdami zapnete stravné a doplníte ubytovanie a vedľajšie výdavky. Pre služobnú cestu s časmi a miestami je druhá voľba, Plán cesty.

Na snímke je obrazovka Nový cestovný príkaz s voľbou Z jázd: vľavo jazdy na výber, vodič s IBAN príjemcu a možnosti náhrad, vpravo Náhľad výpočtu a Kontrola pred vytvorením, ktorá ukáže, čo ešte chýba.

Vytvorený príkaz ďalej prechádza stavmi. Cestovný príkaz v Xelve má stavy Vytvorený, Schválený, Vyúčtovaný, čaká na výplatu, Čiastočne vyplatený a Vyplatený; zrušený príkaz je Zrušený. Schváliť sa dá príkaz, ktorý ešte nie je schválený.

Keď niektorej jazde chýba cena PHM, príkaz ostáva rozpracovaný: nedá sa schváliť ani vyplatiť a nemá QR kód. Akcia Označiť ako uhradené najprv hľadá v Transakciách platbu s rovnakou sumou a prepojí ju s jazdami.

Na snímke je detail cestovného príkazu CP-2026-012 v stave Vytvorený: pod sumou je priebeh stavov, nižšie rozpis náhrady so stravným a ubytovaním a vpravo karta Príjemca s QR kódom PAY by square, ktorý prenesie IBAN vodiča, sumu aj variabilný symbol.

Na konci mesiaca si knihu jázd v Xelve stiahnete tlačidlom Export za mesiac v module Jazdy. Vyberiete vozidlo, mesiac a formát: XLSX mesačný export jázd, PDF kniha jázd alebo XLSX kniha jázd podľa § 85n ods. 6.

Keď jazdám v mesiaci chýba cena PHM, okno to po kliknutí na Stiahnuť ukáže so zoznamom jázd.

Na snímke je okno Mesačný export jázd s vybraným vozidlom, mesiacom október 2026 a zaškrtnutým formátom PDF kniha jázd.