Objednávky od klientov v Xelve: koľko je vyfakturované a koľko zostáva

Objednávky od klientov evidujete v Xelve v module Kontakty, v detaile klienta na záložke Objednávky. Objednávka vznikne troma cestami: ručne tlačidlom Nová objednávka, zo súboru od klienta tlačidlom Nahrať PDF alebo z vašej akceptovanej cenovej ponuky. Všetky tri si prejdeme postupne.

Objednávka má jeden z troch stavov: Aktívna, Dokončená alebo Zrušená. Pri objednávke so sumou Xelvo počíta, koľko z nej je vyfakturované a koľko zostáva.

Prvá cesta je ručné zadanie: objednávku založíte v Xelve v okne Nová objednávka, kde povinné je iba Číslo objednávky. Ďalej zadáte celkovú sumu bez DPH, platnosť od a do, projekt a poznámku.

Celková suma je nepovinná. Objednávka bez sumy môže byť viazaná iba na obdobie a Xelvo pri nej zostatok ani čerpanie nepočíta. Objednávku môžete priradiť k projektu, ku ktorému patrí.

Na snímke je okno Nová objednávka otvorené v detaile klienta: povinné číslo, nepovinná suma bez DPH, platnosť, projekt a poznámka. Viac údajov objednávka nepotrebuje.

Keď vám klient objednávku poslal ako súbor, nemusíte ju prepisovať: načítate ju v Xelve tlačidlom Nahrať PDF na záložke Objednávky. Nahráte súbor PDF, PNG, JPG alebo WebP a Xelvo z neho vyťaží číslo objednávky, sumu a dátumy.

Po analýze údaje skontrolujete a uložíte. Keď sa niektorý údaj prečítať nepodarí, pole ostane prázdne na ručné doplnenie. Rozpoznanie objednávok je obmedzené na 20 dokumentov za deň.

Tretia cesta vedie z vašej vlastnej ponuky: z akceptovanej cenovej ponuky vytvoríte v Xelve objednávku akciou Vytvoriť objednávku v detaile ponuky. Objednávka dostane číslo v tvare PO-číslo ponuky, sumu ponuky bez DPH, platnosť od dátumu vystavenia ponuky do jej platnosti a stav Aktívna.

K jednej ponuke vznikne najviac jedna objednávka. Keď už existuje, akcia sa v ponuke neukáže.

Každú faktúru s objednávkou spojíte v Xelve v poli Číslo objednávky v časti Detaily dokladu. Keď objednávku v Xelve máte, vyberiete ju zo zoznamu a Xelvo odvtedy sleduje jej zostatok.

Keď objednávku v Xelve nemáte, číslo do poľa napíšete a vytlačí sa na faktúre, zostatok sa vtedy nesleduje. Faktúru môžete začať aj priamo z okna objednávky tlačidlom Vystaviť faktúru, nová faktúra už má klienta aj objednávku.

Na snímke je nová faktúra v module Fakturácia, časť Detaily dokladu, s poľom Číslo objednávky vpravo. Práve toto pole spojí faktúru s objednávkou.

Z faktúr spojených s objednávkou Xelvo počíta jej čerpanie, teda súčet vystavených faktúr z objednávky bez DPH, koncepty sa nerátajú. Pruh ukáže, koľko percent z jej sumy je vyfakturovaných. Okno objednávky má časti Objednávka, Rozsah a platnosť, Čerpanie, Vystavené faktúry a Poznámka.

V časti Čerpanie vidíte Vyfakturované (bez DPH) a Zostáva (bez DPH). Pruh je zelený, a keď faktúry sumu objednávky prekročia, zafarbí sa na červeno a nápoveda povie, o koľko je objednávka prekročená.

Z okna objednávku upravíte, zmažete, vystavíte z nej faktúru a aktívnu objednávku tlačidlom Dokončiť uzavriete.

Na snímke je okno objednávky OBJ-2026-0142 v detaile klienta Datalyn a.s. s časťami Rozsah a platnosť a Čerpanie a dole s tlačidlami Vystaviť faktúru a Dokončiť. Z objednávky ešte nevznikla žiadna faktúra, preto je čerpanie 0 %.

Osobitný prípad je pravidelná faktúra, ktorá objednávku čerpá pri každom vystavení sama. Keď jej sumu vyčerpá, Xelvo vás upozorní v aplikácii správou „Objednávka … je vyčerpaná“. Keď ju vyčerpá až ďalšia faktúra, príde vopred upozornenie „Objednávka … bude vyčerpaná“ so zostatkom a sumou ďalšej faktúry.

Upozornenie príde pre každú objednávku iba raz a faktúru nezablokuje, pravidelná faktúra sa vystavuje ďalej. Xelvo ho pošle iba vtedy, keď má objednávka sumu a faktúra je v rovnakej mene ako objednávka.

Otvorte v Kontaktoch klienta, ktorý vám poslal objednávku, a na záložke Objednávky kliknite na Nahrať PDF. Skontrolujte vyťažené číslo, sumu a dátumy a uložte. Pri ďalšej faktúre pre klienta vyberte objednávku v poli Číslo objednávky a zostatok bude Xelvo strážiť za vás.

Ak klientovi fakturujete hodiny, priraďte objednávku k projektu. Ako z hodín vznikne faktúra, opisuje článok Faktúra nezačína vo fakturačnej appke.