Oprava vystavenej faktúry v Xelve: úprava, dobropis, ťarchopis alebo storno

Keď na odoslanej faktúre nájdete chybu, prvý nápad býva faktúru zmazať a vystaviť novú. V Xelve má však vystavená faktúra svoje číslo natrvalo: zmazať sa dá iba koncept bez čísla a posledná neuhradená faktúra v rade, ktorej číslo sa vráti a dostane ho ďalšia faktúra. Inak by v číselnom rade vznikla medzera, ktorú zákon o DPH v § 74 nepripúšťa.

Všetky ostatné faktúry opravíte úpravou alebo zrušíte akciou Stornovať. Ktorá z týchto ciest platí, určuje stav faktúry.

Stav nájdete v module Fakturácia na záložke Vystavené v stĺpci Stav: Koncept, Odoslaná, Uhradená alebo Po splatnosti. Tabuľka pod snímkou ukazuje, čo pri ktorom stave urobíte vy a čo urobí Xelvo.

Najčastejší prípad je chyba na faktúre, ktorú klient ešte nezaplatil. Takú faktúru v Xelve opravíte priamo: v detaile faktúry kliknete na Upraviť, zmeníte, čo treba, a uložíte. Formulár pri tom napíše: „Faktúra ešte nie je uhradená, zmeny sa uložia priamo do nej.“

Tlačidlo Uložiť a odoslať opravu opravenú faktúru zároveň pošle klientovi e-mailom. Číslo faktúry ostáva rovnaké, takže klient dostane tú istú faktúru so správnymi údajmi.

Iná situácia nastane, keď klient faktúru už zaplatil, aj keď iba čiastočne. Uhradenú faktúru Xelvo nemení. Úpravu urobíte rovnakým tlačidlom Upraviť, no po uložení Xelvo vystaví opravný doklad a pošle ho klientovi.

Na uhradenej faktúre zmeníte cenu, počet, zľavu alebo pridáte či odoberiete položku. Keď suma klesne, vznikne dobropis. Keď stúpne, vznikne ťarchopis s vlastnou splatnosťou. Opravný doklad dostane dátum vystavenia dnešným dňom.

Na opravnom doklade je pri každom riadku napísané, čo sa zmenilo, napríklad „Konzultácie: počet z 10 h na 8 h“, a zdôvodnenie „Oprava faktúry“ s číslom pôvodnej faktúry. Inú zmenu uhradenej faktúry, napríklad iného odberateľa, Xelvo odmietne vetou: „Faktúra je už celá alebo čiastočne uhradená. Opravte ju dobropisom.“

Aby vás opravný doklad neprekvapil, Xelvo pred uložením opravy uhradenej faktúry otvorí okno Čo vznikne uložením. V ňom vidíte každý doklad, ktorý vznikne, so sumou: dobropis k faktúre, ťarchopis so splatnosťou, sumu, ktorá sa započíta s neuhradenou sumou, a sumu na vrátenie klientovi.

Keď má klient kontakt s fakturačným e-mailom, okno povie „Pošleme klientovi e-mailom“ a doklady mu po uložení odídu samy. Keď ho nemá, okno napíše: „Klient nemá fakturačný e-mail. Doklady vystavíme, pošlete mu ich sami.“

Pri pravidelnej faktúre si v okne ešte vyberiete Iba ďalšie faktúry alebo Aj už vystavenú faktúru. Prvá voľba zmení iba faktúry, ktoré sa vystavia odteraz.

Niekedy faktúru netreba opraviť, ale zrušiť, napríklad keď zákazka padla. Na to slúži akcia Stornovať, ktorá v Xelve zruší neuhradenú faktúru bez náhrady. Nájdete ju medzi akciami v detaile faktúry.

Dôvod storna je povinný a má najviac 200 znakov. Uhradenú faktúru stornovať nemožno, opravuje sa dobropisom. Na stornovanú faktúru sa upomienka neposiela a jej detail napíše, ktorým dobropisom a ktorého dňa bola stornovaná.

Po kliknutí na Stornovať sa otvorí okno s vetou „Xelvo vystaví dobropis na celú sumu faktúry a faktúru označí ako stornovanú. Novú faktúru nevystaví.“ Na snímke je pod ňou povinné pole Dôvod storna, dobropis na celú sumu a zapnutý prepínač, ktorý dobropis pošle klientovi e-mailom.

Keď už dobropis, ťarchopis alebo storno vzniklo a objavíte ďalšiu chybu, opravný doklad v Xelve neupravujete. Upravíte pôvodnú faktúru a Xelvo vystaví ďalší opravný doklad.

Rovnako sa neupravuje stornovaná faktúra. Keď ju nahradila nová faktúra, Xelvo vás pošle upraviť tú novú. Faktúru, ktorá je celá dobropisovaná, už opraviť nemožno.

Ak vám viac vyhovuje napísať pokyn, Xelvo asistent v Xelve aj cez AI konektor vie nájsť faktúru, pripraviť a upraviť koncept a vytvoriť dobropis. Pozná aj pravidlo, že vystavenú faktúru nemožno zmazať a bez náhrady ju zruší akcia Stornovať.

Xelvo je online aplikácia pre slovenských živnostníkov, kontraktorov a jednoosobové s.r.o., ktorá spája fakturáciu, výkazy prác, výdavky, CRM a Xelvo asistenta. Faktúry aj dobropisy nájdete v menu v skupine Predaj v module Fakturácia.