Práca v tíme v Xelve: pozvánka, roly a čo smie člen firmy

Rola v Xelve určuje, čo člen vo firme smie, a vyberiete ju ešte pred odoslaním pozvánky. Firma má jedného vlastníka a každý pozvaný člen má rolu Plný prístup alebo Iba čítanie.

Plný prístup je pre človeka, ktorý vo firme pracuje. Vytvára a upravuje faktúry, kontakty, projekty a ďalšie záznamy a môže stiahnuť archív všetkých dát firmy.

Iba čítanie je pre človeka, ktorý dáta potrebuje vidieť, ale nič nemení. Prezerá všetky dáta firmy, nič nevytvorí ani neupraví a archív všetkých dát firmy nestiahne. Na telefóne nevidí v menu Nastavenia.

Tabuľka je tá istá, akú Xelvo ukazuje v karte Čo umožňujú role.

Nastavenia firmy v Xelve mení iba vlastník firmy, ani člen s plným prístupom ich nezmení. Patria sem údaje firmy, logo, číslovanie dokladov, e-mailové šablóny a automatizácie, pokladňa a Inbox.

Člen s plným prístupom, ktorý sa pokúsi také nastavenie uložiť, dostane hlášku „Nastavenia firmy môže meniť iba vlastník firmy. Požiadajte vlastníka o zmenu.“

Iba vlastník tiež pozýva členov, mení im rolu, odoberá ich a môže firmu zmazať. Rolu vlastníka nemožno zmeniť a vlastníka nemožno z firmy odobrať.

Na snímke sú Nastavenia firmy na záložke Základné údaje s identifikáciou a sídlom firmy. Tieto údaje, rovnako ako ostatné záložky nastavení firmy, mení iba vlastník.

Keď viete, akú rolu členovi dáte, pozvete ho v Xelve v Nastaveniach, v položke Firma na záložke Správa používateľov. Na telefóne je to samostatná položka Tím.

Počet členov firmy nie je obmedzený. Z jednej firmy však odíde najviac 20 pozvánok za hodinu.

1. V karte Pozvať člena napíšte e-mail človeka, ktorého do firmy pozývate.

2. Vyberte rolu Plný prístup alebo Iba čítanie.

3. Kliknite na Poslať pozvánku. Xelvo pošle e-mail s odkazom a člen sa v tabuľke Členovia firmy objaví so štítkom Pozvánka odoslaná.

Na snímke je záložka Správa používateľov v Nastaveniach firmy: navrchu karta Pozvať člena s poľom na e-mail, výberom roly a tlačidlom Poslať pozvánku, pod ňou karta Členovia firmy a tabuľka Čo umožňujú role.

Pozvaný prijme pozvánku do Xelva odkazom z e-mailu do 7 dní; odkaz sa dá použiť iba raz. Do firmy sa pridá, keď je v Xelve prihlásený pod tým istým e-mailom, na ktorý pozvánka prišla.

Kto účet v Xelve ešte nemá, vytvorí si ho priamo z odkazu e-mailom z pozvánky a heslom, bez ďalšieho potvrdzovacieho e-mailu, a účet sa hneď pripojí k firme. Prihlásiť sa dá aj cez Google, keď má Google účet ten istý e-mail; pred vstupom do firmy vtedy pozvaný potvrdí Obchodné podmienky.

Po prijatí pozvánky Xelvo napíše „Boli ste pridaní do firmy …“. Keď sa pozvánka prijať nedá, Xelvo to povie na samostatnej obrazovke s ďalším krokom podľa tabuľky.

Po prijatí pozvánky pribudne firma v Xelve v prepínači firiem, vedľa firiem, ktoré člen sám vlastní. Na počítači je prepínač navrchu bočného menu pod logom, na telefóne ho člen otvorí ťuknutím na názov firmy navrchu Prehľadu alebo v menu ☰.

Na počítači má firma, v ktorej je člen pozvaný, v zozname Moje firmy štítok Člen. Na telefóne okno Vyberte firmu ukazuje pri každej firme rolu: Vlastník, Iba čítanie alebo Člen pri plnom prístupe.

Voľba Všetky firmy je súhrn cez firmy, ktoré vlastníte. Firmy, v ktorých ste členom, do súhrnu nevstupujú.

Na snímke je okno Vyberte firmu na telefóne, otvorené ťuknutím na názov firmy na Prehľade: voľba Všetky firmy a pod ňou dve firmy, pri ktorých je rola Vlastník.

Predplatné Xelva má vlastník firmy a pozvaný člen v nej pracuje na jeho predplatné. Člen nemá vlastné predplatné ani skúšobnú dobu a nič si neaktivuje.

Keď má vlastník aktívne predplatné alebo skúšobnú dobu, člen s plným prístupom do firmy zapisuje. Keď ho vlastník nemá, firma je iba na čítanie pre všetkých vrátane členov.

Člen, ktorý sám žiadnu firmu nevlastní, uvidí v Nastaveniach v položke Predplatné vetu „Predplatné tejto firmy spravuje jej vlastník. Vaša rola: …“.

Áno, história akcií Xelvo asistenta je spoločná pre celú firmu: vidia ju všetci členovia a záznamy sa držia 12 mesiacov. Keď v tíme pracuje viac ľudí s asistentom, každý tak vidí, čo sa vo firme urobilo.

Zapisuje sa každá akcia, ktorou asistent v aplikácii alebo AI konektor vo firme niečo vytvoril, zmenil, odoslal alebo zmazal. Pri akcii je, čo sa urobilo, s ktorým dokladom, odkiaľ a s akým výsledkom. Text rozhovoru sa neukladá, iba akcie.

Históriu otvoríte v okne asistenta na záložke História akcií alebo v Nastaveniach v položke Xelvo asistent.

Na snímke je okno Xelvo asistenta nad Prehľadom na záložke História akcií: vytvorený návrh faktúry, naimportovaný bankový výpis a zaznamenaná úhrada faktúry, každá s časom a výsledkom Vykonané.

Rolu člena v Xelve zmení vlastník kedykoľvek neskôr v tabuľke Členovia firmy na záložke Správa používateľov, výberom roly priamo v riadku člena.

Člena odoberiete ikonou koša v jeho riadku a potvrdíte tlačidlom Odobrať. Odobraný člen stráca prístup okamžite a úplne, aj k dokladom, kontaktom a výkazom, ktoré vo firme sám vytvoril. Tieto záznamy ostávajú firme.

Rovnako zrušíte pozvánku, ktorú člen ešte neprijal. Keď potom otvorí odkaz z e-mailu, uvidí hlášku „Pozvánka bola zrušená“.

Tím do firmy v Xelve pridáte v troch krokoch, v rovnakom poradí ako v tomto článku.

1. Rozhodnite, či člen dostane Plný prístup alebo Iba čítanie.

2. V Nastaveniach otvorte Firma, záložku Správa používateľov, napíšte e-mail, vyberte rolu a kliknite na Poslať pozvánku.

3. Pozvaný otvorí odkaz z e-mailu do 7 dní a firma sa mu objaví v prepínači firiem.

Čo všetko môže tím v Xelve robiť, opisuje stránka Čo Xelvo dokáže.