Pravidelné faktúry v Xelve: nastavíte raz, vystavujú sa samy

Pravidelné faktúry nájdete v Xelve v module Fakturácia, kde je Pravidelné jeden zo štyroch druhov dokladov vedľa Vystavených, Zálohových a Dobropisov. Novú pravidelnú faktúru založíte tlačidlom Nová pravidelná faktúra.

Pravidelná faktúra je vzor, z ktorého Xelvo v zvolenom intervale vytvorí novú faktúru pre klienta. Hodí sa na paušál, prenájom či mesačné predplatné služby.

Prvú pravidelnú faktúru nastavíte v Xelve v bežnom formulári faktúry so zapnutým prepínačom Pravidelná faktúra. Po zapnutí pribudne časť Opakovanie.

1. Vo Fakturácii kliknite na Nová pravidelná faktúra, alebo v novej faktúre zapnite prepínač Pravidelná faktúra.

2. Vyberte odberateľa a vyplňte položky ako pri bežnej faktúre.

3. V časti Opakovanie zvoľte Interval, dátum Ďalšia faktúra a voliteľne Opakovať do.

4. Rozhodnite, či zapnete Automaticky posielať klientovi, a pravidelnú faktúru uložte.

Na snímke je nová faktúra v module Fakturácia, časť Detaily dokladu, s prepínačom Pravidelná faktúra vpravo dole. Kým je vypnutý, je to bežná jednorazová faktúra.

Ten istý postup funguje aj na telefóne, len pravidelnú faktúru založíte v novom doklade voľbou Pravidelné v časti Typ a dátumy. Na snímke je nová faktúra na telefóne so zvoleným typom Pravidelné a dátumami vystavenia, dodania a splatnosti, ďalej postupujete rovnako ako na počítači.

Najdôležitejšie pole časti Opakovanie je Interval. Pravidelná faktúra v Xelve v ňom ponúka päť možností, od týždňa po rok. Prvá faktúra vznikne v deň, ktorý zadáte v poli Ďalšia faktúra, a každá ďalšia o jeden interval neskôr.

V deň, ktorý určuje interval, Xelvo z pravidelnej faktúry vytvorí novú faktúru a dá jej dátum vystavenia z poľa Ďalšia faktúra.

Dátum dodania sa odvodí z prvej pravidelnej faktúry. Keď bolo dodanie posledný deň mesiaca, ďalšie faktúry použijú posledný deň príslušného obdobia: faktúra vystavená 1. 5. za apríl bude o mesiac vystavená 1. 6. za máj. Inak sa zachová rozdiel dní medzi vystavením a dodaním.

Splatnosť sa počíta od dátumu vystavenia podľa splatnosti klienta, potom firmy.

Čo sa s novou faktúrou stane ďalej, určí jedna voľba. Pravidelná faktúra v Xelve sa klientovi odošle sama vtedy, keď je pri nej zapnuté Automaticky posielať klientovi. Vygenerovaná faktúra sa potom hneď odošle klientovi e-mailom.

Keď je voľba vypnutá, Xelvo v deň vystavenia vytvorí iba koncept. Koncept ešte nemá číslo, dostane ho až pri vystavení alebo odoslaní, a klientovi sa nič neodošle, kým ho neodošlete sami.

Pravidelnú faktúru ani automatické posielanie nezapnete bez úplnej adresy firmy. Xelvo vtedy ukáže okno Chýba adresa firmy a pravidelné faktúry firmy sa negenerujú, kým adresu nedoplníte.

Keď pravidelné faktúry bežia, prehľad o nich máte aj pri klientovi: v Xelve v jeho detaile v Kontaktoch. Panel ukáže popis pravidelnej faktúry, jej sumu, interval a dátum ďalšieho vystavenia, odkaz Spravovať vás vráti do Fakturácie.

Na telefóne si v Kontaktoch vo filtroch zapnete S opakovanou fakturáciou a zoznam ukáže iba klientov s pravidelnou faktúrou. Na snímke sú filtre Kontaktov na telefóne a prepínač S opakovanou fakturáciou je posledný v časti Zobraziť iba.

Keď sa spolupráca s klientom na čas preruší, pravidelnú faktúru pozastaví či obnoví Xelvo asistent na pokyn v bežnej reči, po vašom potvrdení na karte. Pozastavená pravidelná faktúra si nechá nastavenia, len sa z nej nevytvárajú nové faktúry, a pri obnovení zadáte dátum ďalšej faktúry.

Keď spolupráca skončí v známy deň, zadajte ho v poli Opakovať do. Po ňom nové faktúry nevzniknú, prázdne pole znamená opakovanie bez koncového dátumu.

Osobitný prípad je pravidelná faktúra naviazaná na objednávku klienta: Xelvo pri každej vytvorenej faktúre stráži zostatok objednávky. Objednávku vyberiete v poli Číslo objednávky.

Keď objednávku vyčerpá ďalšia faktúra, príde v aplikácii upozornenie „Objednávka … bude vyčerpaná“ so zostatkom a sumou ďalšej faktúry. Keď ju faktúra vyčerpá, príde upozornenie „Objednávka … je vyčerpaná“. Pravidelná faktúra sa vystavuje ďalej, upozornenie ju nezastaví. Či pokračovať, rozhodnete sami, napríklad pozastavením cez Xelvo asistenta.

Najlepšie je začať s jedným klientom, ktorému fakturujete každý mesiac rovnakú sumu. Vo Fakturácii kliknite na Nová pravidelná faktúra, vyplňte položky, zvoľte interval Mesačne a dátum Ďalšia faktúra. Prvý mesiac nechajte Automaticky posielať klientovi vypnuté a koncept si pred odoslaním skontrolujte.

Keď sedí, voľbu zapnite a ďalšie faktúry odídu samy. Ak klientovi fakturujete hodiny, pozrite si aj článok Faktúra nezačína vo fakturačnej appke.