Projekty v Xelve: rozpočet, odpracované hodiny a faktúry na jednom mieste

Projekty nájdete v Xelve v menu v skupine Práca pod položkou Projekty. Nový projekt založíte tlačidlom Nový projekt alebo tlačidlom „Nový“ na Prehľade (na telefóne „+“), voľba Projekt.

Zoznam má filtre Aktívne, Pozastavené, Dokončené, Archivované a Všetky, každý s počtom projektov, a pole na hľadanie podľa projektu alebo klienta.

Riadok ukáže projekt s klientom, obdobie, odpracované hodiny so sadzbou, fakturovanú sumu a stav. Pod fakturovanou sumou je podiel z rozpočtu, a keď projekt rozpočet nemá, nápis „bez rozpočtu“.

Na snímke je zoznam Projekty s filtrom Aktívne: dva projekty s klientom, hodinami so sadzbou, fakturovanou sumou a stavom Aktívny. Na prvý pohľad tak vidíte, koľko ste na ktorom projekte odpracovali a vyfakturovali.

Ten istý zoznam projektov máte aj na telefóne a nad ním súhrn v troch číslach: Aktívne projekty, Fakturované a Nefakturované z výkazov. Snímka ukazuje tento súhrn a pod ním karty projektov s hodinami, takže suma, ktorá ešte čaká na faktúru, je vidieť hneď.

Prvý projekt v Xelve založíte vo formulári s časťami Základné údaje, Aktivity, Rozpočet a sadzba a Fakturácia z výkazov. Povinný je iba Názov projektu.

V základných údajoch vyplníte popis, vyberiete klienta a stav a zadáte začiatok a plánovaný koniec. Projekt bez klienta je Interný projekt.

Aktivity, napríklad Analýza či Vývoj, si pridáte rovno pri založení a ponúkajú sa potom pri zápise hodín vo výkazoch prác. V časti Rozpočet a sadzba zadáte rozpočet projektu a hodinovú sadzbu, ktorá sa predvyplní pri hodinách na tomto projekte.

Na snímke je okno Nový projekt otvorené zo zoznamu projektov: základné údaje so stavom a obdobím, aktivity a polia Rozpočet a Hodinová sadzba.

Pred uložením projektu ešte rozhodnete, ako ho budete fakturovať: buď po hodinách z výkazov prác, alebo ako celok s prepínačom Fixná cena, z výkazov faktúra nevzniká. Prepínač je v časti Fakturácia z výkazov a predvolene je vypnutý.

Pri fixnej cene sa hodiny ďalej zapisujú ako evidencia, ale prestanú svietiť na Prehľade medzi vecami na vystavenie. Faktúra z výkazov ich nezahrnie a faktúru si z projektu vystavíte ručne.

Prepínač Vlastný text na faktúre určí, ako sa bude volať položka faktúry z výkazov. Bez neho je to „Aktivity na projekte: názov projektu“ s obdobím, napríklad 07/2026. S ním vyplníte Text položky a ako poznámku k položke zvolíte Obdobie (MM/RRRR) alebo vlastný text.

Na snímke je časť Fakturácia z výkazov v okne Nový projekt so zapnutým vlastným textom. Klient tak na faktúre uvidí položku, ktorú ste dohodli.

Keď na projekte pribúdajú hodiny, všetko podstatné o ňom ukáže detail projektu v Xelve: navrchu fakturovanú sumu s počtom faktúr, odpracované hodiny so sadzbou a pri projekte s rozpočtom aj rozpočet. Hlavné akcie sú Pridať hodiny a Upraviť.

Pod nimi sú záložky Prehľad, Aktivity, Výkazy a Faktúry. Prehľad ukáže poslednú aktivitu, hodiny podľa aktivít, kartu Na faktúre z výkazov s textom položky a poznámkou a odkazy na faktúry, výkazy a klienta.

Na snímke je Prehľad projektu Dátová analýza Datalyn: fakturovaná suma, odpracované hodiny a zelený panel so 74 hodinami, ktoré ešte nie sú na faktúre. Z neho vystavíte faktúru jedným tlačidlom.

Ak chcete vidieť jednotlivé hodiny, prepnite sa v detaile projektu na záložku Výkazy. Je tam každý zápis hodín s dátumom, aktivitou, popisom, hodinami, sadzbou, sumou a stavom Nefakturované alebo Fakturované. Na snímke sú najnovšie zápisy oranžovo ako Nefakturované a staršie zeleno ako Fakturované, takže vidíte, ktoré hodiny ešte nie sú na faktúre.

Hodiny, ktoré ešte nie sú na faktúre, vyfakturujete v Xelve tlačidlom Vystaviť FA z výkazov na detaile aktívneho projektu. Panel nad ním povie, koľko hodín ešte nie je vyfakturovaných a akú sumu odhaduje.

Faktúra vznikne ako koncept, ktorý pred odoslaním skontrolujete a upravíte. Hodiny sa ocenia sadzbou uloženou na riadku výkazu, teda tou, ktorá platila pri zápise.

Projekty s hodinami, ktoré ešte nie sú na faktúre, ukáže aj Prehľad na záložke Na vystavenie s tlačidlom Fakturovať. Viac o faktúre z výkazov prác nájdete v článku Faktúra nezačína vo fakturačnej appke.

Na snímke je Prehľad so záložkou Na vystavenie: dva projekty s hodinami vo výkaze a pri každom tlačidlo Fakturovať. Na nevyfakturovanú prácu tak nezabudnete.

Každá vystavená faktúra projektu sa zarátava do čerpania jeho rozpočtu. Čerpanie projektu v Xelve sú vystavené faktúry naviazané na projekt, bez konceptov a zrušených faktúr. Rátajú sa v mene firmy bez DPH, dobropis čerpanie zníži.

Zálohová faktúra sa do čerpania počíta, kým k nej nevystavíte ostrú faktúru. Potom sa záloha vyradí, aby tie isté peniaze neboli v čerpaní dvakrát.

Projekt s rozpočtom má na Prehľade kartu Rozpočet a využitie s rozpočtom, fakturovanou sumou, zostatkom a pruhom čerpania. Keď čerpanie dosiahne 90 % rozpočtu, pruh sa zafarbí na červeno. Faktúru v inej mene Xelvo prepočíta kurzom z dňa pred dňom dodania a čerpanie je vtedy odhad.

Keď práca na projekte stojí alebo sa skončí, zmeníte jeho stav v úprave projektu. Projekt v Xelve má štyri stavy. Panel s nevyfakturovanými hodinami a tlačidlom Vystaviť FA z výkazov sa ukáže iba pri aktívnom projekte.

Celý postup od založenia po faktúru teda zvládnete v troch krokoch. Založte prvý projekt s klientom, hodinovou sadzbou, rozpočtom a dvoma či troma aktivitami. Hodiny zapisujte vo výkazoch prác k tomuto projektu a na konci obdobia otvorte detail projektu a kliknite na Vystaviť FA z výkazov.

Projekt založí aj Xelvo asistent na pokyn v bežnej reči a zapíše do neho hodiny. Viac o asistentovi je na stránke Xelvo asistent.