Cenové ponuky v Xelve: z prijatej ponuky faktúra jedným klikom

Cenové ponuky nájdete v Xelve v menu v skupine Predaj pod položkou Cenové ponuky. Novú ponuku založíte tlačidlom Nová ponuka alebo tlačidlom „Nový“ na Prehľade (na telefóne „+“), voľba Cenová ponuka.

Zoznam má filtre Všetky, Odoslané, Akceptované, Odmietnuté a Expirované, každý s počtom ponúk. Pri ponuke vidíte číslo, odberateľa, dátum vystavenia, platnosť, sumu s DPH aj bez DPH a stav.

Na snímke je zoznam Cenové ponuky s filtrom Všetky a ponukami v rôznych stavoch, od konceptu po akceptovanú. Hneď vidíte, v akom stave je každá ponuka.

Ponuku začnete tlačidlom Nová ponuka a pripravíte ju v Xelve vo formulári s častami Odberateľ, Základné údaje, Rozsah prác, Položky a Poznámky. Odberateľa vyberiete z kontaktov alebo tlačidlom vedľa poľa založíte nový kontakt.

V základných údajoch zadáte dátum vystavenia, platnosť a menu. Počet dní platnosti určí dátum v poli Platnosť do.

Rozsah prác je voliteľný podrobný popis služieb a podmienok, ktorý sa v PDF zobrazí na samostatnej strane. Položky pridáte ručne alebo Z cenníka. K ponuke patrí poznámka, ktorá je na PDF pod položkami, a interný komentár, ktorý na PDF nie je.

Panel Kontrola vpravo ukazuje, čo ešte chýba. Ponuku uložíte ako koncept alebo tlačidlom Uložiť a odoslať rovno pošlete klientovi.

Na snímke je úprava ponuky pre Pekáreň Klások s.r.o. s platnosťou 14 dní a jednou položkou. Panel Kontrola vpravo má všetky body splnené, ponuku teda môžete uložiť.

Hotovú ponuku pošlete klientovi v Xelve tlačidlom Odoslať e-mailom v detaile ponuky a klient dostane e-mail s PDF. Keď má ponuka prílohy, vyberiete, či ju odošlete s prílohami, alebo bez nich.

E-mail používa ten istý PDF ako náhľad, v jazyku klienta, slovenčine alebo angličtine. Prvá strana PDF nesie dodávateľa, odberateľa, položky a súhrn s dlaždicami Platnosť do a Cena celkom. Rozsah prác je na ďalšej strane a za ním priložený PDF dokument, ak ste ho nahrali.

Prílohy pridáte v detaile uloženej ponuky v karte Prílohy. Po odoslaní sa zaznamená dátum odoslania a udalosť v aktivite ponuky.

Na snímke je detail ponuky v stave Koncept s tlačidlom Odoslať e-mailom navrchu a pod ním odberateľ, rozsah prác, položky a karty Prílohy a Aktivita.

Keď klient s ponukou súhlasí, prijatú cenovú ponuku označíte v Xelve tlačidlom Akceptovať za klienta v detaile odoslanej ponuky. Použijete ho, keď vám klient ponuku potvrdil mimo Xelva, napríklad e-mailom alebo telefonicky.

Akceptované ponuky nájdete v zozname pod filtrom Akceptované. Akceptovanú ponuku môžete vrátiť na odoslanú.

Na snímke je zoznam Cenové ponuky s filtrom Akceptované: iba ponuky, ktoré klient prijal. Z každej z nich môže vzniknúť faktúra.

Akceptovaná ponuka je pripravená na faktúru: z akceptovanej cenovej ponuky ju vytvoríte v Xelve tlačidlom Konvertovať na faktúru. Vznikne koncept faktúry so všetkými položkami ponuky a Xelvo vás presunie rovno do jeho úpravy.

1. Otvorte akceptovanú ponuku a kliknite na Konvertovať na faktúru.

2. V koncepte faktúry skontrolujte dátumy, splatnosť a položky.

3. Faktúru uložte ako koncept, alebo ju tlačidlom Uložiť a odoslať vystavte a pošlite klientovi.

Tlačidlo Konvertovať na faktúru je pri ponuke, kým z nej faktúra nevznikla. V menu „…“ akceptovanej ponuky sú aj akcie Vystaviť zálohovú faktúru a Vytvoriť objednávku. Objednávka dostane sumu ponuky bez DPH a Xelvo pri nej stráži, koľko je vyfakturované.

Nie každá ponuka skončí faktúrou. Cenová ponuka v Xelve má päť stavov: Koncept, Odoslaná, Akceptovaná, Zamietnutá a Vypršaná, a tabuľka ukazuje, kam môže z každého prejsť.

Zamietnutá a vypršaná cenová ponuka sú v Xelve konečné a nedajú sa akceptovať ani vrátiť do konceptu. Pokračuje sa akciou Vytvoriť kópiu, ktorá vytvorí novú ponuku s novým číslom.

Na snímke je vypršaná ponuka na telefóne a hlavné tlačidlo v jej detaile je práve Vytvoriť kópiu. Klientovi tak pošlete aktuálnu ponuku bez písania odznova.

Celú cestu od ponuky po faktúru si vyskúšajte na jednej zákazke. Kliknite v Cenových ponukách na Nová ponuka, vyberte klienta, pridajte položky z cenníka a do Rozsahu prác napíšte, čo presne ponúkate. Ponuku pošlite tlačidlom Uložiť a odoslať. Keď klient súhlasí, označte ju Akceptovať za klienta a kliknite na Konvertovať na faktúru.

Ponuku pripraví, upraví a pošle aj Xelvo asistent na pokyn v bežnej reči. Viac je na stránke Xelvo asistent.