Párovanie platieb s faktúrami: kto vám zaplatil, uvidíte v Xelve bez odškrtávania výpisu

Xelvo spáruje prijatú platbu s vystavenou faktúrou podľa variabilného symbolu a sumy. Platba z banky nesie variabilný symbol, ktorý klient zadal, a Xelvo ho porovná s vašimi neuhradenými faktúrami.

Aby klient symbol nepomýlil, faktúra z Xelva má platobný QR kód PAY by square. Klient ho naskenuje v bankovej aplikácii a QR kód prenesie IBAN, sumu aj variabilný symbol, takže nič neprepisuje.

Prvý krok je preto nastavenie IBAN-u. Zadáte ho v Nastaveniach, v sekcii Firma na záložke Banka, kde vidíte polia IBAN, SWIFT/BIC a Názov banky; ten istý IBAN sa vypíše aj do päty faktúry.

Platby od klientov prichádzajú do modulu Transakcie z banky; ručne sa transakcia v Xelve nezakladá. Máte dve cesty: napojenie banky alebo import bankového výpisu.

Napojenú banku nájdete v Transakciách pod tlačidlom Napojiť banku a pohyby potom chodia priebežne bez vášho zásahu. Výpis nahráte tlačidlom Import z banky vo formáte CSV, XLSX, PDF alebo SEPA XML.

Pri importe vidíte náhľad výpisu: obdobie, zostatky, kontrolu súčtov a zoznam príjmov s variabilným symbolom. Pohyby si pred uložením skontrolujete; stĺpec Páruje sa s ukazuje, ku ktorej faktúre príjem pôjde, a príjem bez zhody ostane ako nezaradený.

Keď je platba v Transakciách, Xelvo ju s faktúrou spáruje samo vtedy, keď variabilný symbol sedí presne na jednu vašu faktúru a suma sedí na zostatok faktúry s toleranciou 0,01 €. Faktúra sa vtedy prepne na Uhradená a úhrada má dátum platby.

Keď variabilný symbol sedí a klient zaplatil menej, než je zostatok, Xelvo zapíše čiastočnú úhradu a faktúra je Čiastočne uhradená. Pri automatickom spárovaní vám príde upozornenie v zvončeku so sumou, protistranou a číslom faktúry. Keď máte zapnutý Ďakovný e-mail po úhrade, klientovi odíde poďakovanie aj vtedy, keď platbu spároval Xelvo.

Výsledok vidíte v Transakciách na záložke Príjmy: pri každej spárovanej platbe je zelený štítok s číslom faktúry, ku ktorej patrí.

Nie každá platba sedí presne, a vtedy Xelvo platbu iba navrhne: vždy, keď si nie je isté, ku ktorej faktúre patrí. Návrh vidíte v detaile platby a potvrdíte ho alebo zamietnete.

Platbu bez variabilného symbolu Xelvo sám nikdy nespáruje. Navrhne faktúru iba vtedy, keď je jej číslo v texte platby, alebo keď suma sedí na cent na jedinú neuhradenú faktúru v tej istej mene. Celý prehľad je v tabuľke.

Keď Xelvo platbu nespáruje ani nenavrhne, spárujete ju ručne z faktúry alebo z transakcie. Obe cesty vedú k tomu istému výsledku.

1. Z transakcie: v detaile prijatej platby zvoľte Párovať faktúru a vyberte faktúru zo zoznamu.

2. Z faktúry: pod históriou úhrad je tlačidlo Prepojiť bankový pohyb, ktoré otvorí nespárované prijaté pohyby; hľadáte podľa odosielateľa, popisu, variabilného symbolu alebo referencie.

3. Z faktúry aj tlačidlom Zaznamenať úhradu. Okno najprv hľadá nespárovanú príjmovú transakciu podľa variabilného symbolu a sumy.

Okno Zaznamenať úhradu v detaile faktúry vľavo povie, či platbu v Transakciách našlo. Keď ju nenájde, úhradu, napríklad v hotovosti, zapíšete vpravo so sumou, dátumom a spôsobom úhrady.

Áno, párovanie platieb funguje v telefóne rovnako ako na počítači, v oboch smeroch. Príjem spárujete s vystavenou faktúrou akciou Spárovať s faktúrou a výdavok s prijatým dokladom akciou Spárovať s dokladom; výber dokladu sa otvorí jedným ťuknutím.

V telefóne v Transakciách na záložke Príjmy vidíte pri každej spárovanej platbe číslo faktúry, rovnako ako na počítači.

Keď na účet príde menej, než je na faktúre, Xelvo faktúru neuzavrie. Faktúra ostane čiastočne uhradená a je na nej vidieť, koľko chýba.

Xelvo samo neurčí, že rozdiel je zrážka, lebo to z platby nevie. Ak si rozdiel odberateľ zrazil vlastnou faktúrou, napríklad za ubytovanie alebo zádržné, otvorte faktúru a použite akciu Priradiť zrážku (zápočet). Zápočet nesmie prekročiť neuhradený zvyšok ani jednej strany.

Okno Priradiť zrážku ukáže navrchu neuhradený zvyšok faktúry a pod ním prijaté doklady v tej istej mene. Vyberiete ten, ktorý si odberateľ zrazil, a obe strany sú vysporiadané naraz.

Aj spárovanie sa dá vrátiť: zlé spárovanie zrušíte v detaile platby, v telefóne položkou Zrušiť párovanie. Pohyb sa od faktúry iba odpojí, nič sa nemaže.

Úhrada z faktúry zmizne a faktúra sa vráti do stavu podľa toho, čo z nej ostáva uhradené. Bez inej úhrady je znova Odoslaná, po termíne splatnosti Po splatnosti. Platbu, ktorá dokladá úhradu faktúry, Xelvo nezmaže, kým párovanie nezrušíte.

Začnite tak, ako ide tento článok: vyplňte IBAN v nastaveniach firmy, aby faktúry niesli QR kód PAY by square, a potom napojte banku alebo importujte prvý výpis v Transakciách.

Prijaté platby sa začnú párovať s faktúrami a na záložke Príjmy uvidíte, ktoré sú spárované. Keď sa vám nechce klikať, Xelvo asistent na pokyn v bežnej reči spáruje platby z banky s faktúrami, zapíše úhradu alebo urobí zápočet, vždy až po vašom potvrdení.

Xelvo je online aplikácia pre slovenských živnostníkov, kontraktorov a jednoosobové s.r.o., ktorá spája fakturáciu, výkazy prác, výdavky, CRM a Xelvo asistenta.