Od e-mailu dodávateľa po spárovanú platbu: faktúra cez Inbox v Xelve

Na obrazovke Inbox si jedným kliknutím vygenerujete e-mailovú adresu firmy a dáte ju dodávateľom.

Inbox (e-mailom aj nahraním) prijíma výhradne PDF. Doklad odfotený mobilom (JPG/PNG) nahrajte v Prijatých dokladoch.

Bloček, ktorý príde v e-maile sám, je plnohodnotný daňový doklad a vyťaží sa.

Počet PDF príloh v jednom e-maile obmedzený nie je. Spracovanie beží v dávkach po 10 prílohách; ďalšia dávka sa spustí automaticky do dvoch minút, nič netreba posielať znova. Naraz nahrať (pretiahnutím do Inboxu) môžete najviac 10 súborov.

Kliknutím na riadok sa otvorí obrazovka, kde máte vľavo vyťažený doklad so všetkými poľami a vpravo originál.

Sumy aj sadzby sa z dokladu preberajú doslovne. Základ dane sa nedopočítava, keď ho doklad uvádza, a DPH sa nikdy nedopočíta ako zvyšok do sumy spolu. Sadzba je vždy tá vytlačená na doklade, bez ohľadu na krajinu dodávateľa a menu (5 % aj 12 % prejdú); keď doklad sadzbu neuvádza, položka to prizná a doklad počká na doplnenie, namiesto tichej nuly alebo domyslených 23 %.

Pri prílohe v prijatej správe je akcia „Vyťažiť znova". Slúži na doklad, ktorý sa prvýkrát prečítal nepresne.

Keď si na doklade vyťaženom z e-mailu niečo vyžaduje pozornosť, doklad v Inboxe automaticky nevznikne. Vyťažený návrh počká pri prílohe. V detaile správy sa formulár dokladu zobrazí aj tak, vyplnený tým, čo sa z dokladu prečítať dalo, a polia, ktoré si vyžadujú pozornosť, sú zvýraznené. Doklad vznikne až vtedy, keď dôvody odstránite a formulár uložíte.

Ten istý doklad sa druhýkrát nevyťaží. Pri takej prílohe uvidíte hlášku „Doklad už v systéme existuje“.

Po uložení alebo schválení dokladu z Inboxu ostávate v detaile tej istej správy.

Koncept prijatého dokladu ešte nemá interné číslo. Číslo z mesačného radu (DF-RRRR-MM-poradie) mu Xelvo pridelí až pri schválení, rovnako ako vystaveným faktúram pri vystavení. Koncept, ktorý nakoniec zmažete, preto v rade nezaberie číslo a účtovníčke medzi dokladmi nič nechýba.

Stav prijatého dokladu hovorí o uhradenosti. „Po splatnosti" nie je stav a do dokladu sa neukladá: Xelvo ho odvodzuje z dátumu splatnosti a zostatku, takže doklad je po splatnosti presne vtedy, keď je splatnosť v minulosti a na doklade ešte niečo zostáva.

„Zaznamenať úhradu" najprv ponúkne nespárované bankové pohyby, potom ručné vyhľadanie pohybu, až nakoniec ručný zápis (spôsob vyberáte vy). Ručne (v appke aj cez asistenta) sa zapisuje iba hotovosť alebo iné. Prevod alebo kartu dokladá bankový pohyb, s ktorým sa úhrada prepojí; bez pohybu sa nezapíše nič. Úhrada nad zostatok dokladu sa nezapíše.

Omylom zapísanú úhradu zrušíte priamo na doklade v histórii úhrad („Zmazať úhradu"). Úhrada sa odpočíta z dokladu. Spárovaný bankový pohyb ostane a iba sa od dokladu odpojí.

Úhrada ku konceptu prijatého dokladu (ručne, z pohybu, asistent, zápočet): bez otvorenej výhrady sa koncept schváli a dostane číslo; inak ostáva koncept s úhradou a appka povie prečo.

Xelvo obsahuje napojenie bankového účtu cez Tatra banka Premium API a sprístupňuje ho jednotlivým firmám.

Pohyby z Tatra banky sa načítavajú automaticky každých 15 minút, aj keď v Xelve práve nie ste prihlásený. Novú platbu kartou preto v Xelve uvidíte spravidla do 30 minút od zaplatenia.

Keď do konca súhlasu s prístupom k bankovému účtu zostáva 14 dní alebo menej, príde upozornenie do zvončeka „Súhlas s prístupom do banky sa končí".

Bankový pohyb sa dá s dokladom prepojiť. Pri prijatom doklade sa nedoplatený doklad pohybom aj uhradí, najviac do zostatku, takže sa prepne na uhradený alebo čiastočne uhradený. Pri už doplatenom doklade a pri pohybe v inej mene vznikne iba väzba.

Na telefóne spárujete pohyb v oboch smeroch: výdavok s prijatým dokladom („Spárovať s dokladom“) aj príjem s vystavenou faktúrou („Spárovať s faktúrou“).

Zrušením párovania sa úhrada z dokladu odstráni a doklad sa vráti do stavu podľa toho, čo z neho ostáva uhradené. Spárovanie zrušíte na telefóne v hárku akcií detailu položkou „Zrušiť párovanie“.

Pri platbe kartou Xelvo páruje doklad s bankovým pohybom podľa referencie platby: kód, ktorý je vytlačený na doklade (napríklad „Reference Number" na faktúre od Meta), sa porovná s kódom za hviezdičkou v popise kartového pohybu („Nákup: FACEBK *QWMU42AQC4"). Keď kód sedí a sedí aj suma, úhrada sa zaúčtuje aj vtedy, keď má v ten istý deň rovnakú sumu viac pohybov. Keď kód sedí, ale suma nie, Xelvo pohyb iba navrhne a rozhodnete vy.

Pri platbe kartou píše banka do variabilného symbolu číslo karty, takže o dvojici rozhodnúť nemôže. Xelvo preto kartový pohyb zaúčtuje k dokladu aj vtedy, keď doklad vlastný symbol má: stačí, že sedí suma (±0,01), dátum pohybu je v okne od 5 dní pred vystavením po 5 dní po splatnosti (bez splatnosti ±5 dní od vystavenia) a pohyb je jediný kandidát, prípadne z viacerých práve jeden nesie názov obchodníka zhodný s dodávateľom. Pohyb, ktorý nesie iný variabilný symbol než doklad, sa nikdy nezaúčtuje sám.

Prijatý doklad so spôsobom úhrady „Karta", ktorý ešte nie je spárovaný s bankovým pohybom, Xelvo neoznačuje ako „Po splatnosti", ukáže ho ako „Čaká na výpis". Pri platbe kartou peniaze odišli už pri nákupe a doklad čaká len na to, kým sa pohyb objaví na výpise; doklady od Meta majú navyše splatnosť rovnú dňu vystavenia, takže by boli červené od prvej sekundy.

V Kontaktoch má dodávateľ stĺpec „Nákupy" so súčtom prijatých dokladov za zvolený rok. Kontakt, ktorý je odberateľ aj dodávateľ, vidí obe čísla vedľa seba, na počítači aj na telefóne. Nákupy sú bez DPH a v mene firmy, rovnako ako obrat. Nepočítajú sa koncepty ani stornované doklady.