Ako presunúť agendu do Xelva: návod po oblastiach

Väčšina ľudí odkladá zmenu fakturačného programu z jedného dôvodu: predstavujú si víkend strávený prepisovaním klientov a faktúr. Pritom prepisovanie nie je súčasťou prechodu. Z pôvodnej aplikácie si vyexportujete tabuľku, v Xelve ju nahráte a potvrdíte, ktorý stĺpec je čo.

Tento návod je rozdelený podľa oblastí agendy. Nemusíte ho robiť celý a nemusíte ho robiť naraz. Prejdite si oblasť, ktorá je pre vás najdôležitejšia, a zvyšok doplňte, keď naň príde rad.

Väčšine ľudí stačí jediný postup: export z pôvodnej aplikácie do CSV alebo XLSX a jeden sprievodca v Xelve. Sprievodca má tri kroky — Nahrať súbor, Mapovanie stĺpcov a Výsledok — a nájdete ho v Nastaveniach pod položkou Import dát.

Priradenie stĺpcov sa robí raz pre celý súbor, nie pre každý riadok. Či má súbor dvadsať alebo dvetisíc klientov, sprievodca je rovnaký a zvyšok práce je kontrola.

Faktúry a klienti sa dajú dostať do Xelva tromi cestami a môžete ich kombinovať.

1. Tabuľka (CSV, XLSX alebo TXT). Nastavenia → Import dát → Faktúry. Prejdú čísla faktúr, dátumy vystavenia a splatnosti, položky, jednotkové ceny, sadzby DPH, mena, variabilný symbol, poznámky a stav dokladu. Ak má viac riadkov v súbore rovnaké číslo faktúry, vznikne jedna faktúra s viacerými položkami — nie viac faktúr.

2. PDF faktúry. Ten istý sprievodca, len namiesto tabuľky prepnete „Zdroj dát“ na PDF faktúry. Údaje vyťaží AI a druhý krok sa preto volá Kontrola dát: uvidíte, čo sa z dokladov prečítalo, a viete to pred uložením opraviť. Naraz prijme sprievodca do 20 súborov po 10 MB, vo formáte PDF, PNG alebo JPG.

3. Klientov netreba importovať zvlášť. Pri importe faktúr vzniknú automaticky spolu s nimi. Ak už klient s rovnakým IČO alebo názvom existuje, Xelvo ho nezaloží druhýkrát.

Tabuľka je rýchlejšia cesta, lebo priradenie stĺpcov sa robí raz pre celý súbor. Pri PDF číta AI každý doklad zvlášť, takže väčšia dávka trvá dlhšie — oplatí sa nahrávať po menších celkoch.

Prijaté faktúry a bločky majú v Xelve tri vlastné cesty. Sprievodca v Nastaveniach ich nerieši — prijaté doklady medzi štyrmi typmi importu nie sú.

1. Dávka súborov. Prijaté doklady → tlačidlo Importovať. Nazbierate faktúry aj bločky, aj z viacerých miest, a spracovanie spustíte sami. Prijíma PDF, PNG a JPG do 10 MB na súbor. Ten istý doklad vložený do dávky dvakrát sa spracuje raz — druhý výskyt sa označí ako duplicita v dávke a nečíta sa znova.

2. Inbox — vlastná e-mailová adresa firmy (BETA). V module Inbox kliknete na Vygenerovať adresu a dostanete adresu tvaru vasa-firma-a1b2@doklady.xelvo.app. Tú dáte dodávateľom; faktúra, ktorá na ňu príde, sa vyťaží do prijatého dokladu. Adresa je jedinečná pre danú firmu, generuje sa iba raz a prepínačom sa dá príjem kedykoľvek vypnúť.

3. Nahratie priamo v Inboxe. Na tej istej obrazovke je plocha „Nahrať doklad“ pre PDF do 10 MB, keď doklad máte po ruke a nechcete čakať na e-mail.

Adresa pre Inbox je jednorazové nastavenie — nastavíte ju raz a potom už len chodia doklady. Dávka súborov je naopak práca, ktorá rastie s počtom dokladov, lebo AI číta každý zvlášť.

Do banky vedú dve cesty a rozdiel medzi nimi nie je v tom, čo sa do Xelva dostane, ale v tom, kto to tam dostane. Pri napojení účtu to robí appka sama, pri výpise vy.

1. Napojenie účtu cez Tatra banka Premium API. Nájdete ho v Nastaveniach → Banka. Pripojenie autorizujete priamo v internetbankingu — Xelvo si prístup k pohybom nevypýta od vás, ale od banky, a to na základe súhlasu, ktorý tam udelíte. Napojiť sa dajú účty v podporovaných bankách; ich zoznam je vidieť priamo na tej obrazovke, takže si viete hneď overiť, či je medzi nimi tá vaša.

Keď je účet pripojený, pohyby sa načítavajú samy každých 15 minút. Nemusíte si spomenúť, nemusíte nič sťahovať ani nahrávať a nemôže sa stať, že vynecháte obdobie alebo nahráte ten istý výpis dvakrát. Navyše vidíte zostatok z banky, nie zostatok dopočítaný z riadkov výpisu — výpis je vždy spätný a hovorí o tom, čo bolo; zostatok z banky o tom, čo je.

2. Import výpisu — funguje s ktoroukoľvek bankou. Toto je samostatná cesta a s napojením nemá nič spoločné: nezáleží na tom, kde máte účet, rozhoduje formát súboru, ktorý si z internetbankingu stiahnete. Otvoríte Transakcie → Import z banky a nahráte výpis vo formáte CSV, XLSX, PDF alebo SEPA XML (camt.053 a camt.054) do 5 MB. Pohyby sa zobrazia na kontrolu a uložia sa až po vašom potvrdení; príjmy s variabilným symbolom sa pokúsia spárovať s vystavenými faktúrami a výdavku sa navrhne kategória. Nahratie je jedno kliknutie, prácou je prezretie riadkov — práve preto sa neukladajú samy.

Kontakty sú v Xelve klienti a prenášajú sa tabuľkou: Nastavenia → Import dát → Klienti. Prejde názov alebo meno, IČO, DIČ, IČ DPH, ulica, mesto, PSČ, e-mail, telefón, kontaktná osoba, mena a poznámky. Rozpoznanie duplicity funguje podľa IČO alebo podľa názvu, pričom pri názve sa ignoruje právna forma aj interpunkcia — „1st Solution Consulting, GmbH“ a „1st solution consulting gmbh“ sú pre import jeden a ten istý klient.

Čo import neprenesie: históriu komunikácie, poznámky k obchodným prípadom, úlohy ani zoznam viacerých kontaktných osôb u jedného klienta. Zo súboru sa prevezme jedna kontaktná osoba na klienta; ďalšie pridáte v karte klienta ručne.

Je to najkratší z importov — jeden súbor, jedno priradenie stĺpcov, žiadne čítanie dokladov AI.

Výkazy prác majú dva zdroje. Tabuľku (dátum, projekt, aktivita, hodiny, popis práce) a PDF výkaz, z ktorého dátumy a hodiny vyťaží AI — aj z formátu, ktorý predtým nikto nevidel. Pri PDF výkazoch je strop dávky nižší než pri faktúrach: 10 súborov.

Projekty netreba zakladať dopredu. Ak sa projekt z výkazu v Xelve ešte nenachádza, vytvorí sa počas importu. Pred spustením importu výkazov si však vyberiete klienta, ku ktorému hodiny patria — bez neho sa import nespustí.

Ak výkaz nemáte ako tabuľku, nemusíte ho prepisovať — PDF je plnohodnotný zdroj, len ho AI číta súbor po súbore, takže väčšia dávka trvá dlhšie.

Kniha jázd sa importuje tabuľkou: Nastavenia → Import dát → Cesťáky. Prejdú dátumy jázd, vozidlo, trasa (alebo dvojica odkiaľ – kam), vzdialenosť v kilometroch, účel cesty, typ jazdy, spiatočná cesta, cena paliva, vodič a poznámka.

Dve veci stoja za zapamätanie. Vozidlo musí v Xelve existovať skôr, než jazdy naimportujete — riadok s neznámym vozidlom skončí ako chyba s vetou, že vozidlo treba najprv pridať. Ak má firma jediné aktívne vozidlo, použije sa automaticky a stĺpec s vozidlom vo výkaze mať nemusíte. A náhrady sa dopočítajú, keď ich súbor neobsahuje; ak ich v súbore máte, prevezmú sa tak, ako sú.

Ak vozidlá v Xelve ešte nemáte, založte ich skôr, než sa pustíte do jázd — inak sa budete k importu vracať druhýkrát.

Ak Xelvo používate cez AI konektor (Claude, ChatGPT či Gemini — nájdete ho v Nastaveniach pod AI konektor (MCP)), asistent k súborom vo vašom počítači prístup nemá a ani ho mať nemá. Namiesto toho vám pošle odkaz do aplikácie.

Odkaz otvorí jednoúčelovú stránku Nahrať súbory: pretiahnete na ňu doklady, faktúry, bločky, bankový výpis, výkaz práce či cesťák a Xelvo podľa typu súboru otvorí správne spracovanie. Firma, do ktorej sa nahráva, je na stránke napísaná a dá sa prepnúť. Odkaz má obmedzenú platnosť — keď vyprší, vypýtate si v konverzácii nový.

Rovnaká cesta platí pre bankový výpis: asistent vám na jeho nahratie vydá samostatný odkaz.

Toto je zoznam, kvôli ktorému sa oplatí návod dočítať. Nič z toho nie je práca na hodiny, ale je lepšie vedieť o tom dopredu než v polovici prechodu.

• Import sa nedá vrátiť jedným tlačidlom. Žiadne „vrátiť import späť“ v aplikácii nie je. Preto začnite skúšobným súborom s pár riadkami a až potom pustite celý.
• Nastavenia firmy sa neimportujú. Logo, pečiatka a podpis, bankový účet, číslovanie dokladov, e-mailové šablóny a cenník sa nastavujú v Nastaveniach.
• Číselný rad si nastavíte sami. Import prevezme čísla faktúr tak, ako sú v súbore, ale to, ako sa bude číslovať ďalej, patrí do Nastavenia → Číslovanie.
• Pôvodné PDF starých faktúr sa neprenesú. Import z tabuľky prenáša údaje, nie súbory; Xelvo si faktúru vygeneruje vo svojom vzhľade.
• História komunikácie a úlohy z CRM neprejdú. Prenesú sa karty klientov, nie to, čo ste si k nim písali.
• Vozidlá a vodičov založte pred importom jázd. Riadok s neznámym vozidlom skončí ako chyba.
• Chybný riadok zastaví seba, nie celý import. Zvyšok sa naimportuje a chybné riadky dostanete vypísané s číslom riadka a dôvodom. Opravíte ich v súbore a nahráte znova.

Veci, ktoré v návode na prvý pohľad nie sú vidieť, ale ušetria najviac klikania.

1. Nepripravujte si stĺpce podľa vzoru. Priraďujete ich v druhom kroku sami, takže export z pôvodnej aplikácie stačí uložiť tak, ako vypadol.
2. Diakritika ani oddeľovač vás nemusia trápiť. Xelvo si poradí s bodkočiarkou, čiarkou aj tabulátorom a okrem UTF-8 prečíta aj staršie kódovanie Windows-1250, v ktorom exportuje časť programov.
3. Jedna faktúra s viacerými položkami = viac riadkov s rovnakým číslom. Nemusíte nič zlučovať do jedného riadka.
4. Pri klientoch a faktúrach si viete vybrať prepísanie. Prepínač „Aktualizovať existujúce dáta“ znamená, že už existujúci záznam sa prepíše novými údajmi namiesto preskočenia. Pri faktúrach sa prepíše aj rozpis položiek.
5. Ten istý doklad v dávke dvakrát sa spracuje raz. Keď zbierate prijaté doklady z viacerých priečinkov, duplicity riešiť nemusíte.
6. Importuje sa vždy do firmy, ktorá je práve prepnutá. Sprievodca ju má napísanú hneď pod nadpisom — ak spravujete viac firiem, pozrite sa tam skôr, než kliknete.
7. Nahrávajte po menších dávkach. AI číta každý doklad zvlášť a spracovanie dávky má časový strop; tri menšie dávky dobehnú spoľahlivejšie než jedna veľká.

Sprievodca importom je v aplikácii na jednom mieste: v ľavom menu dole Nastavenia, potom dlaždica Import dát. Prijaté doklady sa nahrávajú v module Prijaté doklady tlačidlom Importovať, bankový výpis v Transakciách tlačidlom Import z banky a doklady e-mailom sa zapínajú v module Inbox.

Ak si neviete vybrať, začnite klientmi. Je to najkratší import, uvidíte na ňom celý sprievodca a následný import faktúr sa už bude mať o čo oprieť.