Účtovná uzávierka v Xelve: kontrola obdobia a balík pre účtovníka v jednom ZIP

Účtovná uzávierka v Xelve za zvolený mesiac, štvrťrok alebo rok porovná bankové výpisy, transakcie a doklady, upozorní na chýbajúce doklady a pripraví balík podkladov pre účtovníka na stiahnutie alebo odoslanie. Modul nájdete v menu v skupine Účtovníctvo ako Uzávierka.

Prvé, čo urobíte, je výber obdobia. Výber je v hlavičke vpravo, vedľa tlačidla Uzavrieť obdobie, a ponúka voľby Mesiac, Štvrťrok a Rok; ročná uzávierka sa hodí k dani z príjmov aj vtedy, keď nie ste platiteľ DPH.

Po výbere obdobia vás záložka Prehľad vedie tromi krokmi:

1. Vyriešte rozpory: Xelvo ukáže, čo v evidencii preukázateľne chýba.

2. Potvrďte úplnosť: odkliknete štyri veci, ktoré Xelvo samo overiť nevie.

3. Odovzdajte účtovníkovi: tlačidlo Otvoriť Balík a odoslanie vás presunie k balíku.

Na Prehľade sú tri kroky vedľa seba a pod nimi karty Kde sú zistenia pre Bankové výpisy, Transakcie a doklady, Vystavené doklady a Prijaté doklady, každá s počtom zistení. Klik na kartu otvorí záložku oblasti.

Zistenia v kartách majú tri úrovne a iba rozpor drží bránu uzávierky zatvorenú. Číslo pri sekcii je počet zistení, nie rozporov, ako ukazuje tabuľka.

Najčastejší rozpor je transakcia bez dokladu a vyriešite ju priamo z riadku kontroly na záložke Transakcie: klik na pohyb otvorí jeho detail, kde nahráte doklad alebo pohyb spárujete s faktúrou.

Záložka Transakcie ukazuje navrchu kartu Transakcie bez dokladu s každým takým pohybom, jeho sumou a tlačidlom Výnimka.

K niektorým pohybom doklad nikdy nedostanete, napríklad k bankovému poplatku, a vtedy im dáte výnimku. Tlačidlo Výnimka pri pohybe otvorí okno Doklad nie je potrebný.

V okne vyberiete dôvod, ktorý uvidí aj účtovník: Bankový poplatok, Úrok, Interný prevod, Daň / odvod, Vratka dane / platba od štátu, Správny alebo úradný poplatok, Licencia, autorská odmena alebo zmluva bez faktúry, Mzda alebo odmena alebo Iné. Poznámka pre účtovníka je voliteľná a po uložení pohyb prestane hlásiť Bez dokladu.

Po transakciách príde na rad výpis. Účtovným dokladom je iba výpis, ktorý vyhotovila banka; napojenie na banku, e-mailové notifikácie ani ručne zadané pohyby ho nenahrádzajú.

Keď má účet v období pohyby bez výpisu od banky, záložka Bankové výpisy ukáže úlohu Nahrajte výpis od banky. Výpis si stiahnete z internetbankingu a nahráte ho ako doklad: súbor PDF, XML, CSV alebo XLSX do 10 MB, obdobie, účet a voliteľne číslo výpisu. Pohyby z neho nevzniknú a nič sa nespáruje.

Na záložke Bankové výpisy je zbalený zoznam Výpisy obdobia s tlačidlom Nahrať výpis ako doklad; nad ním vidíte zistenia k bankovým pohybom.

Keď sú rozpory vyriešené, zostáva druhý krok, kontrolný zoznam úplnosti. Sú to štyri potvrdenia, ktoré Xelvo samo overiť nevie, preto ich odkliknete vy:

1. Za každý účet mám za obdobie nahratý výpis od banky.

2. Zaevidoval som všetky hotovostné doklady.

3. Vystavil som všetky faktúry za obdobie.

4. Nahral som všetky prijaté doklady.

Brána uzávierky sa otvorí, až keď obdobie nemá žiadny rozpor a všetky štyri položky sú odkliknuté.

Pri otvorenej bráne prichádza tretí krok a balík pre účtovníka: jeden ZIP so všetkým, čo účtovník k obdobiu potrebuje. Je v ňom prehľad obdobia v PDF s rekapituláciou a rozpisom DPH, zoznamy v XLSX, PDF vystavených dokladov, originály príloh prijatých faktúr, doklady k transakciám, originály bankových výpisov a cestovné príkazy.

Sumy v rekapitulácii sú po menách, doklady v cudzej mene sa k eurám nesčítavajú. Pohyby bez výpisu od banky sú v balíku iba ako pomocný prehľad bankových pohybov, ktorý výpis nenahrádza.

Záložka Balík a odoslanie ukazuje vľavo zoznam Čo bude v balíku s počtom dokladov v každej časti a vpravo odovzdanie s tlačidlami Poslať a Stiahnuť ZIP.

Balík pošlete tlačidlom Poslať. Odoslanie stráži brána uzávierky: kým má obdobie rozpory alebo nekompletný kontrolný zoznam, balík sa odoslať nedá, tlačidlom Stiahnuť ZIP si ho však na kontrolu stiahnete vždy.

Balík väčší než približne 35 MB príde účtovníkovi ako zabezpečený odkaz na stiahnutie, ktorý platí 7 dní. To isté obdobie tej istej firmy pošlete najviac raz za 5 minút a najviac 5-krát za hodinu.

Tlačidlo Poslať otvorí okno Poslať podklady účtovníkovi s e-mailom účtovníka a zoznamom toho, čo balík obsahuje, s počtami. E-mail účtovníka doplníte priamo v okne a uloží sa do nastavení firmy.

Po odovzdaní obdobie uzavriete tlačidlom Uzavrieť obdobie, ktoré uloží záznam do histórie a zafixuje hodnotu DPH z aktuálnych dát. Doklady sa dajú upravovať aj potom, no pri zmene dokladu z uzavretého obdobia vás Xelvo upozorní a obdobie sa označí ako zmenené po uzavretí.

Zmenené obdobie pred opätovným odoslaním znova uzavriete tlačidlom Uzavrieť znova. Neúčtovné zmeny, napríklad spárovanie platby s faktúrou alebo zmena kategórie výdavku, uzávierku nerozbijú. Záložka História ukazuje obdobia s dátumom a časom a pri každom balík znova stiahnete alebo pošlete.

Áno, a je to posledný krok k tomu, aby uzávierka bežala sama. V Nastaveniach, v časti E-mail & Automatizácie na záložke Automatizácie zapnete Automatické zasielanie podkladov účtovníkovi a nastavíte frekvenciu mesačne, štvrťročne alebo ročne a deň v mesiaci od 1 do 31.

Po konci obdobia Xelvo pošle celý ZIP. Za jedno obdobie odíde najviac raz, prázdne obdobie sa neodosiela a aj automatické odoslanie stráži brána uzávierky. Xelvo asistent na pokyn v bežnej reči pripraví podklady pre účtovníka, povie stav obdobia a podklady pošle e-mailom, vždy až po vašom potvrdení.

Xelvo je online aplikácia pre slovenských živnostníkov, kontraktorov a jednoosobové s.r.o., ktorá spája fakturáciu, výkazy prác, výdavky, CRM a Xelvo asistenta.