Kontakty v Xelve: odberatelia a dodávatelia na jednom mieste

Modul Kontakty nájdete v Xelve v menu hneď pod Prehľadom. Sú v ňom odberatelia aj dodávatelia, každá rola na vlastnej záložke.

Prvé kontakty dostanete do Xelva tromi spôsobmi. Odberateľov z iného programu načítate naraz cez Import dát v Nastaveniach zo súboru CSV, XLSX alebo TXT, postup opisuje článok Prechod z iného fakturačného programu do Xelva. Xelvo asistent na pokyn v bežnej reči nájde alebo založí kontakt a dohľadá firmu v registri. Jednotlivý kontakt založíte aj sami z registra firiem, ako ukazuje nasledujúca časť.

Nový kontakt v Xelve dohľadáte v slovenskom alebo českom registri firiem podľa názvu alebo IČO, takže údaje nepíšete ručne.

1. V module Kontakty kliknite na Nový kontakt.

2. Zvoľte typ Firma alebo Osoba a register SK alebo CZ.

3. Napíšte názov alebo IČO a kliknite na lupu vedľa poľa.

4. Skontrolujte doplnené údaje, dopíšte nastavenia z ďalších častí tohto návodu a kliknite na Uložiť.

Xelvo z registra vyplní názov, IČO, DIČ, IČ DPH, to, či je firma platiteľ DPH, a adresu. Keď má firma IČ DPH, Xelvo skúsi doplniť aj IBAN zo zoznamu účtov, ktoré platitelia DPH oznámili Finančnej správe, a IČ DPH overí v systéme VIES. Firmu z inej krajiny než zo Slovenska a z Česka zadáte ručne.

Na obrázku je formulár Nový kontakt so zvoleným registrom CZ a lupami pri poliach Názov firmy a IČO. Vpravo je panel Kontrola so zoznamom podmienok na uloženie: názov, adresa, kontaktný údaj, IČ DPH pri platiteľovi a rola; splnené majú zelenú fajku.

Vo formulári kontaktu v Xelve, pri novom kontakte aj pri úprave, nastavíte v poli Platiteľ DPH jednu z troch možností: Neplatca DPH, Identifikovaná osoba alebo Plný platca DPH. Pri identifikovanej osobe a plnom platcovi pribudne pole IČ DPH.

Prepínač Prenesenie daňovej povinnosti faktúru sám nezmení, prenesenie je vždy voľba na faktúre. Keď ho má odberateľ zapnuté, Xelvo sa pri prvom uložení novej faktúry pre neho opýta, či ide o prenesenie, a odpoveď si zapamätá.

V časti Rola v Xelve určíte, či je kontakt odberateľ, dodávateľ alebo oboje. Odberateľa ponúkne Fakturácia a Cenové ponuky, dodávateľa Prijaté doklady a Transakcie.

Obrázok ukazuje úpravu kontaktu: Plný platca DPH s vyplneným IČ DPH, pole IBAN, prepínač prenesenia daňovej povinnosti a pod nimi časť Rola v Xelve.

Vo formulári kontaktu v Xelve pridáte v časti Kontaktné osoby toľko osôb, koľko treba, a každej priradíte jednu alebo viac rolí: Fakturácia, Výkazy a Upomienky. Každá osoba potrebuje aspoň e-mail alebo telefón.

Faktúru, výkaz prác aj upomienku pošle Xelvo iba osobám s príslušnou rolou. Keď odberateľ nemá osobu s fakturačným e-mailom, tlačidlo Uložiť a odoslať je na faktúre neaktívne a faktúru uložíte ako koncept.

V časti Nastavenia fakturácie vo formulári kontaktu si v Xelve uložíte, ako odberateľovi fakturujete. Splatnosť odberateľa sa na novej faktúre uplatní hneď po jeho výbere a má prednosť pred predvolenou splatnosťou firmy. Hodinovú sadzbu Xelvo doplní do prázdnej ceny položky s jednotkou hodina.

Ak odberateľovi vykazujete hodiny, zapnite pri ňom Relevantný pre výkazy prác. Až potom sa v časti Automatizácie ukážu voľby Posielať výkaz na schválenie a Generovať a odoslať faktúru z výkazov v deň mesiaca, ktorý si nastavíte.

Na obrázku je časť Nastavenia fakturácie: mena, hodinová sadzba, splatnosť v dňoch a jazyk faktúr, slovenčina alebo angličtina. Nad ňou je prepínač dodacej adresy, ktorá sa zobrazí na PDF faktúrach ako miesto dodania.

Uložený kontakt v Xelve nájdete v module Kontakty na záložke Odberatelia alebo Dodávatelia podľa jeho roly. Pri každom odberateľovi je obrat za tento rok bez DPH s počtom faktúr a suma Po splatnosti s DPH.

Suma po splatnosti započíta aj zvyšok čiastočne uhradenej faktúry a každú menu ukáže zvlášť, bez prepočtu kurzom.

Na obrázku je záložka Odberatelia: hore filtre Aktívni, Jednorazoví, Neaktívni a Všetci s počtami a pole na hľadanie podľa názvu, IČO alebo e-mailu, v riadkoch obrat a suma po splatnosti.

Na záložke Dodávatelia v module Kontakty je namiesto obratu stĺpec Nákupy: súčet prijatých dokladov za rok bez DPH v mene vašej firmy. Koncepty ani stornované doklady sa do súm v zozname nerátajú.

Obrázok ukazuje záložku Dodávatelia s IČO a IČ DPH pod názvom, mestom, nákupmi za rok a počtom prijatých dokladov.

Keď je kontaktov veľa, tlačidlo Filtre vpravo nad zoznamom v Xelve otvorí panel s ďalšími filtrami. Na obrázku je tento panel s voľbami rola, typ subjektu, platiteľ DPH, mesto a mena a s tlačidlami Vyčistiť a Použiť.

Klikom na riadok v zozname otvoríte v Xelve detail kontaktu. Navrchu je obrat za rok bez DPH a uhradená suma, vpravo tlačidlá Nová faktúra, Upraviť a Vytvoriť zálohovú faktúru a pod nimi záložky Prehľad, Faktúry, Ponuky, Objednávky, Projekty a Aktivita.

Na obrázku je detail nového odberateľa so záložkou Prehľad: panely Kontakty, Šablóny faktúr, Identifikátory, Fakturačná adresa a Nastavenia.

Ak vám odberateľ pred fakturáciou pošle objednávku, evidujete ju v Xelve na záložke Objednávky v detaile kontaktu. Objednávku vyplníte ručne cez Nová objednávka, alebo nahráte PDF a Xelvo z neho vyťaží číslo a dátumy.

Okrem čísla zadáte platnosť od a do, projekt a poznámku. Celková suma bez DPH je nepovinná, takže objednávka môže byť viazaná len na obdobie. Objednávka je v stave Aktívna, Dokončená alebo Zrušená.

Obrázok ukazuje okno objednávky so stavom Aktívna: celkovú sumu a platnosť, časť Čerpanie s vyfakturovanou a zostávajúcou sumou a dole tlačidlo Vystaviť faktúru.

Položky, ktoré odberateľovi fakturujete opakovane, si v Xelve uložíte ako šablónu faktúry v detaile kontaktu. Jeden odberateľ môže mať viac šablón.

Šablónu vytvoríte tlačidlom Pridať šablónu v paneli Šablóny faktúr na záložke Prehľad. Na obrázku je okno Vytvoriť šablónu: názov šablóny, položky s popisom, množstvom, jednotkou, cenou a sadzbou DPH, poznámka k položke a orientačný súčet.

Keď má odberateľ uloženú šablónu, tlačidlo Nová faktúra v jeho detaile v Xelve najprv otvorí okno so šablónami. Odberateľ bez šablóny ide rovno na novú faktúru, v ktorej je už vyplnený aj so svojou splatnosťou.

Na obrázku je okno Nová faktúra: hore uložená šablóna s počtom položiek, pod ňou voľba Čistá faktúra bez predvyplnených položiek.

Vystavené faktúry a cenové ponuky kontaktu nájdete v Xelve na záložkách Faktúry a Ponuky v jeho detaile, projekty na záložke Projekty. Nemusíte ich hľadať filtrom vo Fakturácii.

Pri dodávateľovi má záložka Faktúry prepínač Vystavené a Prijaté. Ako sa faktúry od dodávateľov dostanú do Xelva samy z e-mailu, opisuje článok Inbox v Xelve.

Obrázok ukazuje detail dodávateľa so zapnutým prepínačom Prijaté: navrchu sumu zaplatenú dodávateľovi za rok a počet prijatých faktúr, pod ňou prijaté faktúry s dátumami, stavom a sumou.

Či odoslaná faktúra kontaktu dorazila, ukáže v Xelve záložka Aktivita v detaile kontaktu. Je to história kontaktu vrátane e-mailov, ktoré mu z Xelva odišli: faktúry, ponuky, výkazy, upomienky aj poďakovania za úhradu.

Pri každom e-maile je adresa príjemcu a jeden z týchto stavov.

Keď odberateľ faktúru nezaplatí do splatnosti, pribudne v Xelve na záložke Prehľad v detaile kontaktu panel so sumou po splatnosti a tlačidlom Poslať upomienku.

Upomienka neodíde hneď. Xelvo najprv napíše, koľkých faktúr sa týka a že e-mail ide na kontakty s rolou Upomienky, a odošle ju až po vašom potvrdení. Keď má odberateľ nevyfakturované hodiny z výkazov, panel ponúkne Vystaviť FA z výkazov.

S kontaktom, s ktorým už nespolupracujete, máte v Xelve dve možnosti. Ak nemá faktúry, ponuky ani prijaté doklady, zmažete ho. Ak ich má, zmazať sa nedá, označíte ho ako neaktívny a jeho doklady aj história ostanú.

Kontakt bez dokladov zmažete tlačidlom Zmazať kontakt. Projekty, výkazy prác, jazdy, cestovné príkazy a transakcie ostanú, len bez väzby na kontakt.

Na obrázku je okno Zmazať kontakt: vysvetľuje, že s kontaktom sa zmažú kontaktné osoby, šablóny faktúr a objednávky, a zmazanie potvrdíte prepísaním názvu kontaktu, lebo je nevratné.